Võimalused

CDokumendihaldus

  • Täisfunktsionaalne dokumendihaldus 
  • Dokumentide loomine, registreerimine, menetlemine, digiallkirjastamine
  • Dokumentide versioneerimine ja lukustamine
  • Dokumentide hõlmamine (arvutist üles laadimine, dokumendi loomine, paberkandjal dokumendi skaneerimine, avatud faili saatmine MS Wordist, kasutajaarvutist failide selekteerimine ja saatmine)
  • Dokumentide ringluse jälgimine
  • XML eksport/import üksikdokumentide ja dokumentide kogumi lõikes
  • Dokumentide automaatne nummerdamine (vastavalt kataloogipuu loogilisele ülesehitusele ja registreeritava dokumendi asukohale süsteemis)
  • Nummerdamise manuaalne seadistamine
  • Otsingusüsteem - otsida saab nii metaandmetest kui ka dokumentide sisust. Täistekst otsing võimaldab otsida lisaks teksti failidele ka MS-Word, MS-Excel, PDF, RTF jne failidest. On laiendatav ka muudele failiformaatidele
  • Otsingute hõlbustamine – võimalik otsingute salvestamine ja taaskasutamine, otsingu tulemuste loendamine, päringu kitsendamine kataloogi/üksuse kaupa

CKirjavahetus

  • Sisse ja välja liikuvate sõnumite/dokumentide registreerimine
  • Kirjade genereerimine eelnevalt sätestatud malli alusel
  • Kirjade digiallkirjastamine
  • Kirjade saatmine süsteemist e-kirjana või DVK liidest kasutades
  • Kirjavahetuse ringluse jälgimine igal ajahetkel
  • XML eksport/import üksikdokumentide ja dokumentide kogumi lõikes
  • Dokumentide automaatne nummerdamine (vastavalt kataloogipuu loogilisele ülesehitusele ja registreeritava dokumendi asukohale süsteemis)
  • Nummerdamise manuaalne seadistamine
  • Vastusdokumentide koostamine, nende nummerdamine ja automaatne seostamine algatuskirjaga
  • Kirjadele vastutaja määramine ja lahenduseks edastamine
  • Raportite genereerimine kirjadele - näiteks tähtaegade jälgimine ja tähtaja meeldetuletused, AK piirangu tähtaja saabumine jne.
  • Lihtsustatud tähtaegade jälgimine – väljavõtete tegemine igal ajahetkel

CAsjavaade

  • Dokumentide kogumi haldamine
  • Asjamalli kirjeldamine (näiteks isik ja kõik temaga seotud informatsioon), misjärel edasine töö isiku ja tema dokumentidega toimub läbi asjamalli
  • Virtuaalsete toimikute moodustamine omavahel seotud objektidest
  • Virtuaaltoimikutes olevate dokumentide iseseisev või terviklik menetlemine

CTöövood

  • Automaatsed (dokument edastatakse töövoos osalejatele koheselt peale salvestamist, mis muudab igapäevase dokumentide edastamise voo lihtsamaks ja kiiremaks), poolautomaatsed või manuaalsed töövood
  • Töövoogude haldus integreeritud MS Outlookiga - näiteks suunates dokumendi kooskõlastusringile Amphoras, saab kooskõlastaja selle ülesande ka oma MS Outlooki.
  • Dokumentide suunamise põhikriteeriumid:
    • täitmiseks
    • kooskõlastamiseks 
    • teadmiseks
    • allkirjastamiseks

CKalender

  • Ühine ajahaldus võimaldab hallata/vaadata enda ja teiste kalendrisündmusi
  • On seotud ülesannetega (kalendrisündmuse juures on näha ka sama aja tööd)
  • Integreeritud MS Outlook-iga
  • Korduvate kalendrisündmuste määramine (nt iganädalane koosolek sisestatakse Amphorasse üks kord ning edaspidi kuvab süsteem iga nädal valitud nädalapäeval/kellaajal antud koosoleku infot)
  • Kalendrisündmuste kuvamine avalehel ja meeldetuletuste saatmine

CArutelud

  • Foorumilaadsed arutelud
  • Elektroonilised koosolekud
  • Automaatsed protokollid
  • Küsitluste korraldamine ja statistika väljavõtted

CIsikud

  • Isikute kontaktide haldamine
  • Isikute ja asutustega seotud info sidumine (seotud dokumendid jm)
  • Isikute grupeerimine (võimalik e-mailide saatmine paljudele isikutele korraga)
  • Kontaktibaasis kirjade koostamine - kirja osapoole andmed saab automaatselt kontaktibaasist pärida (elimineerib eksimisvõimaluse kirja osapoole kontaktandmetes ja vähendab sisestustööd kirja koostamise hetkel)

CAsutused

  • Asutuse kontaktide haldamine
  • Asutuse isikute ja kontaktandmete sidumine dokumentide ja kirjavahetusega
  • Asutuste grupeerimine ühiste kriteeriumite alusel
  • Võimalus saata grupeeritud ettevõtetele korraga e-kirju
  • Kontaktibaasis kirjade koostamine - kirja osapoole andmed saab automaatselt kontaktibaasist pärida (elimineerib eksimisvõimaluse kirja osapoole kontaktandmetes ja vähendab sisestustööd kirja koostamise hetkel)

CE-kirjad

  • E-kirjade suunamine Amphorasse
  • Saabunud dokumentide automaatne registreerimine etteantud kausta
  • Dokumentide edastamine teistele osapooltele e-kirjana
  • Sissetulevate kirjade nummerdamine vastavalt järjekorranumbrile
  • Kirjade seostamine süsteemis olevate algatuskirjadega

CE-kodanik

  • Kodanikuportaalis andmete kontrollimine erinevates riiklikes andmekogudes
  • Avalduste ja teabenõuete täitmine
  • Täidetud vormide automaatne saatmine Amphora E-kodaniku moodulisse
  • Digitaliseeritud blankettide täitmine ja edastamine (kogu protsess võtab aega minuteid – Kodanikuportaali sisenemise hetkest kuni Amphorasse täidetud vormi jõudmiseni.)

CDVK

  • Asutustevaheliste täisdigitaalsete dokumentide vahetamine ehk dokumendi edastamine ühest süsteemist teise
  • Dokument ja temaga seotud metainfo liigub süsteemide vahel automaatselt st andmed kantakse vormile registreerimisel hetkel
  • Peale registreerimist suunatakse dokument vastutajale, kes tegeleb asja lahendamisega
  • Asja lahendamise järgselt koostatakse vastus ning edastatakse see üle DVK algatusdokumendi saatnud osapoolele

CAdmin

  • Kogu süsteemi seadistamine ja häälestamine - kasutajad ja nende vaated/õigused, kasutusel olevate dokumendivormide loomine, automaatsete menetluste seadistamine, liigitusüksuse sisestamine ja kirjeldamine
  • Admin mooduli põhivalikud:
    • Kasutajate lisamine, nende info muutmine, õiguste määramine, rollid
    • Kasutagruppide lisamine, nende info muutmine, õiguste määramine
    • Kataloogide (dokumentide loetelu) loomine, registrite (numereerijad-loendurid) määramine ja muutmine
    • Asutuse üldised seaded (versioonimine, keeled)
    • Otsingute seadistamine
    • Dokumendivormide ja mallide seadistamine
    • Tõlked (sõnade-nuppude muutmine)
    • Automaatsete töövoogude seadistamine
    • Raportite seadistamine
    • Avaliku vaate seadistamine
  • Administraatoreid saab grupeerida mitmel tasemel:
    • administraatorid, kes saavad luua või muuta liigitusüksust (dokumentide loetelu), kuid ei saa muuta kasutajate õigusi
    • administraatorid, kes saavad muuta kasutajate õigusi, kuid ei saa luua vorme

CAvalik vaade

  • Dokumendiregistri elektrooniline kättesaadavus (antud funktsionaalsus on mõeldud Amphora kasutajatele, kes peavad oma asutuse dokumendiregistri elektrooniliselt kättesaadavaks tegema täitmaks Avaliku teabe seadusest tulenevaid nõudeid)
  • Dokumendiregister peab tagama juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele või sisaldama paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida.
  • Amphorast on võimalik avalikustada dokumentidest nõutud osa tegemata selleks täiendavaid dubleerivaid sisestusi oma igapäevases tööprotsessis.
 
EML
ELL
Microsoft Partner