Amphora

Võimalused

Täisfunktsionaalne dokumendihaldus
Dokumentide loomine, registreerimine, menetlemine, digiallkirjastamine
Dokumentide versioneerimine ja lukustamine
Dokumentide hõlmamine (arvutist üles laadimine, dokumendi loomine, paberkandjal dokumendi skaneerimine, avatud faili saatmine MS Wordist, kasutajaarvutist failide selekteerimine ja saatmine)
Dokumentide ringluse jälgimine
XML eksport/import üksikdokumentide ja dokumentide kogumi lõikes
Dokumentide automaatne nummerdamine (vastavalt kataloogipuu loogilisele ülesehitusele ja registreeritava dokumendi asukohale süsteemis)
Nummerdamise manuaalne seadistamine
Otsingusüsteem - otsida saab nii metaandmetest kui ka dokumentide sisust. Täistekst otsing võimaldab otsida lisaks teksti failidele ka MS-Word, MS-Excel, PDF, RTF jne failidest. On laiendatav ka muudele failiformaatidele
Otsingute hõlbustamine – võimalik otsingute salvestamine ja taaskasutamine, otsingu tulemuste loendamine, päringu kitsendamine kataloogi/üksuse kaupa

Sisse ja välja liikuvate sõnumite/dokumentide registreerimine
Kirjade genereerimine eelnevalt sätestatud malli alusel
Kirjade digiallkirjastamine
Kirjade saatmine süsteemist e-kirjana või DVK liidest kasutades
Kirjavahetuse ringluse jälgimine igal ajahetkel
XML eksport/import üksikdokumentide ja dokumentide kogumi lõikes
Dokumentide automaatne nummerdamine (vastavalt kataloogipuu loogilisele ülesehitusele ja registreeritava dokumendi asukohale süsteemis)
Nummerdamise manuaalne seadistamine
Vastusdokumentide koostamine, nende nummerdamine ja automaatne seostamine algatuskirjaga
Kirjadele vastutaja määramine ja lahenduseks edastamine
Raportite genereerimine kirjadele - näiteks tähtaegade jälgimine ja tähtaja meeldetuletused, AK piirangu tähtaja saabumine jne.
Lihtsustatud tähtaegade jälgimine – väljavõtete tegemine igal ajahetkel

Dokumentide kogumi haldamine
Asjamalli kirjeldamine (näiteks isik ja kõik temaga seotud informatsioon), misjärel edasine töö isiku ja tema dokumentidega toimub läbi asjamalli
Virtuaalsete toimikute moodustamine omavahel seotud objektidest
Virtuaaltoimikutes olevate dokumentide iseseisev või terviklik menetlemine

Automaatsed (dokument edastatakse töövoos osalejatele koheselt peale salvestamist, mis muudab igapäevase dokumentide edastamise voo lihtsamaks ja kiiremaks), poolautomaatsed või manuaalsed töövood
Töövoogude haldus integreeritud MS Outlookiga - näiteks suunates dokumendi kooskõlastusringile Amphoras, saab kooskõlastaja selle ülesande ka oma MS Outlooki.
Dokumentide suunamise liigid:
- täitmiseks
- kooskõlastamiseks
- teadmiseks
- allkirjastamiseks

Ühine ajahaldus võimaldab hallata/vaadata enda ja teiste kalendrisündmusi
On seotud ülesannetega (kalendrisündmuse juures on näha ka sama aja tööd)
Integreeritud MS Outlook-iga
Korduvate kalendrisündmuste määramine (nt iganädalane koosolek sisestatakse Amphorasse üks kord ning edaspidi kuvab süsteem iga nädal valitud nädalapäeval/kellaajal antud koosoleku infot)
Kalendrisündmuste kuvamine avalehel ja meeldetuletuste saatmine

Isikute kontaktide haldamine
Isikute ja asutustega seotud info sidumine (seotud dokumendid jm)
Isikute grupeerimine (võimalik e-mailide saatmine paljudele isikutele korraga)
Kontaktibaasis kirjade koostamine - kirja osapoole andmed saab automaatselt kontaktibaasist pärida (elimineerib eksimisvõimaluse kirja osapoole kontaktandmetes ja vähendab sisestustööd kirja koostamise hetkel)

Asutuse kontaktide haldamine
Asutuse isikute ja kontaktandmete sidumine dokumentide ja kirjavahetusega
Asutuste grupeerimine ühiste kriteeriumite alusel
Võimalus saata grupeeritud ettevõtetele korraga e-kirju
Kontaktibaasis kirjade koostamine - kirja osapoole andmed saab automaatselt kontaktibaasist pärida (elimineerib eksimisvõimaluse kirja osapoole kontaktandmetes ja vähendab sisestustööd kirja koostamise hetkel)

Asutustevaheliste täisdigitaalsete dokumentide vahetamine ehk dokumendi edastamine ühest süsteemist teise
Dokument ja temaga seotud metainfo liigub süsteemide vahel automaatselt st andmed kantakse vormile registreerimisel hetkel
Peale registreerimist suunatakse dokument vastutajale, kes tegeleb asja lahendamisega
Asja lahendamise järgselt koostatakse vastus ning edastatakse see üle DVK algatusdokumendi saatnud osapoolele

System-wide setup and setup - users and their views / rights, creation of existing document forms, setting up automatic procedures, entering and describing a classification unit
Admin module main options:
- Adding users, changing their information, assigning rights, roles
- Adding user groups, changing their information, assigning rights
- Creation of directories (list of documents), assignment and modification of registers (numberers-counters)
- General authority settings (versioning, languages)
- Configuring searches
- Configure document forms and templates
- Translations (edit word-buttons)
- Set up automatic workflows
- Configuring reports
- Configure public view
Administrators can be grouped at several levels:
- administrators who can create or modify a classification entity (document list) but cannot change user rights
- administrators who can change user rights but cannot create forms

Electronic access to the register of documents (this functionality is intended for Amphora users who have to make the register of documents of their institution electronically in order to comply with the requirements of the Public Information Act)
The document register must provide access to registered unrestricted digital documents or contain a reference to the location of the document on paper or on another medium.
It is possible to disclose the required part of the documents from Amphora without making additional duplicate entries in its daily work process.

Soovin esitlust