Avalik vaade

---

1. Avalikustatavad andmed
2. Avalikustatavate väljade võrdlustabel
3. Andmete loetelu avalikustamiseks
4. AK piirangute vaikeväärtuste seadistamine
5. Pealkirjastamine
6. Avalikustatud dokumentide automaatne konverteerimine
7. Avaliku vaate avamine
8. Avalikus vaates kausta järgi filtreerimine

---

Avalikustatavad andmed

Asutuse dokumendiregister on avaliku teabe seaduse (edaspidi: AvTS) nõuete järgselt digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. Asutused (teabevaldajad) on kohustatud registreerima dokumendiregistris oma ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokumendiregister peab tagama juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele (jõustumine alates 01.01.2009) või sisaldama paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida.

Dokumendiregister peab tagama avalikkusele juurdepääsu:

1. dokumente kirjeldavatele metaandmetele
2. juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele

Juurdepääsu ei võimaldata isikuandmeid või ärisaladust sisaldavatele dokumentidele. Küll aga peavad olema avalikustatud neid dokumente kirjeldavad põhilised andmed.

Tagamaks parema juurdepääsu avalikule teabele ning vajalike dokumentide leidmisele peab dokumendiregistri pidaja võimaldama juurdepääsu dokumendiregistrile avalikus veebis, looma dokumentide leidmise hõlbustamiseks sisujuhi ja kasutusjuhendi ning tagama dokumendi leidmise põhiandmete alusel infotehnoloogilise otsingusüsteemi abil ületekstiotsinguga¹.

Ületeksti otsingu puhul on tegemist teabe leidmisega dokumendiregistri avalikust vaatest, mitte registreeritud dokumendi sisust, sest dokumendiregistris sisalduvad ka juurdepääsupiiranguga dokumendid, millele juurdepääsu dokumendiregistri kaudu ei võimaldata². Kui dokumentidele on kehtestatud juurdepääsupiirangud, ei anna see alust jätta juurdepääsupiiranguga dokumentid olemasolu dokumendiregistri avalikus vaates ehk avalikus veebis kuvamata³. Juurdepääsupiiranguga dokumendid tuleb registreerida üldises korras ning nende dokumentide andmed peavad olema nähtavad ka dokumendiregistri avalikus vaates.

Samuti peab dokumendiregister sisaldama andmeid juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja kohta. Sellistele dokumentidele ei võimaldata juurdepääsu dokumendiregistri kaudu.

Siinkohal tuleb märkida, et dokumendiregistri avalikustamisel (avaliku vaate seadistamisel) tuleb lähtuda nii Avaliku teabe seaduse kui Isikuandmete kaitse seaduse omavahelisest kooskõlla viimisest. Kui ühel juhul tuleb tagada kodanikele sujuv ja efektiivne ligipääs asutuse dokumentidele, siis teisel juhul tuleb tagada isikute eraelu puutumatus ja kaitse. Avaliku teabe seadus kohustab kandma dokumendiregistrisse andmed kirja saatja kohta, kuid samas tuleb lähtuda isiku õigusest eraelu puutumatusele. Seega, kui dokumendiregistri avalikus osas on isiku nimi, kes on esitanud taotluse sotsiaaltoetuse saamiseks, ja kuigi dokument on ise juurdepääsupiiranguga, võib mõningatest dokumendiregistritest välja lugeda andmed isiku eraelu kohta ning sellisel juhul võib juurdepääsupiirang dokumendile kaotada oma eesmärgi⁴.

Seetõttu tuleks dokumendi registreerimisel kasutada isiku täisandmeid, mida saab Amphora sisemises vaates kasutada oma igapäevatöös.

Vastavalt Avaliku teabe seaduse § 12 on andmed saabuvate ja väljasaadetavate dokumentide kohta, mis peavad olema nähtavad avalikus vaates, järgmised:

Andmed	Käsitlemine
1) kellelt on saabunud või kellele väljastatud	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 1 toodud andmetena (saatja või saaja nimi või nimetus)
2) saabumise või väljastamise kuupäev	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 2 toodud andmetena (saabumise või saatmise kuupäev)
3) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti üle isiklikult)	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 9 toodud andmetena (mis viisil dokument saabus või väljastati – elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle)
4) dokumendi rekvisiidid	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 5, 7 ja p 10 toodud andmetena (dokumendi pealkiri või lühike sisu kokkuvõte, kuupäev ja vajadusel kellaaeg ning dokumendi saatja poolt märgitud viit) NB! Kohustuslikud rekvisiidid on: dokumendi väljaandja nimi või nimetus ehk autor, dokumendi kuupäev, tekst, allkiri või allkirjad
5) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms)	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 4 toodud andmetena (dokumendi liik- avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms)
6) dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud.	nimetatud teave on käsitletav Asjaajamiskorra § 28 lg 2 p 11 toodud andmetena (juurdepääsupiirangud – kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). Kui dokumendiregistri avalikus osas kuvatakse dokumendi suhtes kehtivaks juurdepääsupiiranguks ainult „Asutusesiseseks kasutamiseks“ või „Juurdepääsupiiranguga“, siis tuleb dokumendiregistri kasutusjuhendisse lisada selgitus, millistele dokumendi sarjadele, mis alusel on juurdepääsupiirangud kehtestatud. NB! Amphoras on võimalik eelnevalt seadistada juurdepääsupiirangu aluseid, mida saab valida dokumendi registreerimisel ning mis on automaatselt nähtavad avalikus vaates.
(4) Saabunud ja lahendamist või vastamist vajavate dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse ka seadusest tulenev lahendamise või vastamise tähtaeg, vastuse koostamise või lahendamise korraldamise eest vastutava struktuuriüksuse nimetus ja ametniku või töötaja nimi, kes vastuse koostab.	Nimetatud teave on kasutatav dokumendiregistris menetlusena, vastutaja määramisel (vastuse koostamise või lahendamise eest vastutav isik) algatatakse töövoog

Avaliku teabe seaduse tõlgendamisel on vajalik tugineda loetelule, mis on selgelt välja toodud andmete osas, mida tuleb registreerida dokumendiregistris; samuti tuleb kaalutleda üldistatumaid nõudeid nagu seda on punkt “Dokumendi rekvisiidid”. Öeldakse, et dokumendiregistrisse kantakse vähemalt järgmised andmed k.a. “dokumendi rekvisiidid”, kuid ei täpsustata nende loetelu. Rekvisiidid jagunevad kohustuslikeks ja soovituslikeks, allpool toodud võrdlustabelis on juurde lisatud kommentaar, mis sisaldab ettepanekut avalikustamise osas. Selge on see, et ei saa lähtuda viisist, et kõik kohustuslikud rekvisiidid peavad olema avalikus vaates nähtavad. Kohustuslik dokumendi rekvisiit on tekst (sisu), kus tuleb alati kaaluda selle sisust lähtuvalt avalikustamist või mitte.

Vastavalt Andmekaitse inspektsiooni juhisele⁵ tuleb lähtuda sellest, et dokumendiregistri kaudu võimaldatakse avalikku juurdepääs ainult digitaalsetele dokumentidele!

Eesmärgiks on kohustada teabevaldajaid avalikustama asutustevahelist digitaalset kirjavahetust s.t dokumente, mis on saabunud või saadetud elektronpostiga. Paberkandjal saadud dokumentide skaneerimiskohustust ei ole ja neid dokumendiregistri kaudu avalikustama ei pea.

Kuna dokumendiregistri kaudu teabele juurdepääsu võimaldamine (aktiivne avalikustamine) kujutab isiku privaatsusele suuremat ohtu, kui passiivne avalikustamine (teabe küsimine teabenõude korras), siis enne isikuandmeid sisaldava teabe avalikustamist dokumendiregistri kaudu soovitab inspektsioon kaaluda, kas avalikkuse huvi kaalub üles isiku õiguse privaatsusele⁶.

Lähtudes asjaolust, et dokumendid, mis sisaldavad isikute nime, sisaldavad üldjuhul ka isiku kontaktandmeid (telefoni number, kodune aadress), siis kui nimetatud dokumentide sisule juurdepääsupiirangut kehtestada ei saa, ei kuulu need siiski dokumendiregistri kaudu avalikustamisele. Sellistele dokumentidele soovitame kaaluda juurdepääsupiirangu kehtestamist avaliku teabe seaduse § 35 lõige 1 punkti 12 alusel.

Andmekaitse Inspektsioon on seisukohal, et ka isiku kontaktandmete (telefoni number, kodune aadress) avalikustamine määramata arvule kolmandatele isikutele võib kahjustada isiku eraelu puutumatust⁷.

Kasutatud allikad:

^{1, 4} Avaliku teabe seadus [viimati kontrollitud 30.08.2018]
^{2, 3, 5, 6, 7} Avaliku teabe seaduse üldjuhend [viimati kontrollitud 30.08.2018]

---

Avalikustatavate väljade võrdlustabel

Allpool toodud tabelis on kirjeldatud Amphora andmeväljad võrrelduna Avaliku teabe seadusest tulenevale ja dokumendihalduse metaandmete loendis toodud metaandmete esitusele.

Käesoleva tabeli võrdlustulemused on abiks avalikustatavate andmete seadistamisel ning aluseks Amphora edaspidisele terminoloogia ühtlustamisele.

Väli Amphoras	Vaste meta-andmete loendist	Kommentaar	Seadus	Soovitus
Number	Dokumendi viit (22)	Dokumendi number, mis omistatakse saaja asutuse dokumendiregistris	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik. Soovituslik dokumendi rekvisiit
Pealkiri	Dokumendi pealkiri (26)	Dokumendi pealkiri, dokumendi sisule vastav nimetus	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik. Avalikus vaates tuleb kontrollida, et pealkirjas ei sisalduks isiku ees ja perenime
Saatja number	Seosviit (33.3)	Dokumendi number, mis on omistatud Saatja asutuse poolt	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik. Dokumendi rekvisiit, võimaldab kodanikul teha lihtsamalt päringut asutusse dokumendi sisu kohta
Saatmiskuupäev	Dokumendi saatmise kuupäev (30.5)	Kuupäev, millal on dokument välja saadetud	AvTs § 12 lg 3 p 2	Avalik.
Saabumiskuupäev	Dokumendi saamise kuupäev (30.4)	Kuupäev, millal on dokument asutusse saabunud	AvTs § 12 lg 3 p 2	Avalik.
vastamiskuupäev	-	Kuupäev, millal dokumendile vastati. NB! Süsteem märgib ise automaatselt vastuskirja registreerimisel	AvTs § 12 lg 3 p 2	Avalik.
Vastamistähtaeg	-	Kuupäev, millal asi peab lahendatud saama, st mis ajaks dokumendile tuleb vastata	AvTs § 12 lg 4	Avalik.
Digitaal dokumendivorming	Faili vorming (37)	Elektroonilisel viisil saabunud dokumendi vorming, mida on võimalik dokumendi registreerimisel valida	-	Ei ole avalik.
Kes	Teostaja roll (72.2)	Isiku nimi, kes dokumendi Amphoras registreerib	-	Ei ole avalik.
Kataloog	Dokumendi liigitusüksus (23)	Sari, millesse dokument registreeritakse	AvTs § 12 lg 4	Avalik, kuigi dokumendi number ise sisaldab asukohaviita, mis võimaldab kodanikule vajadusel teha täpsustavaid järelpärimisi
Top taseme üksus	Liigitusskeemi nimetus (2)	Üksuse nimetus, kasutatakse juhul, kui ühes keskkonnas on mitu asutust	-	Ei ole avalik, sest Amphora avalikus vaates on võimalik veebilehele panna konkreetse asutuse otselink dokumendiregistrile
Teema	Dokumendi märksõna (28)	Võimaldab Teema-põhist avalikustamist. Valitud Teema alla paigutatud dokument kuvatakse Avalikus vaates vasakul asuva menüü alalingi alla	-	Avalik, asub avalikus vaates vasakmenüüs
Dokumendi liik	Dokumendiliik (21)	Mis liiki (avaldus, taotlus jne) dokumendiga tegu on	AvTs § 12 lg 3 p 5	Avalik.
Dokumendi kuupäev	Dokumendi kuupäev (30), Dokumendi loomise kuupäev (30.1)	Dokumendi loomise kuupäev, mis on kirjal endal	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik. Kohustuslik dokumendi rekvisiit
Saaja/saatja vastutav isik	-	Isiku nimi, kellele asi on suunatud täitmiseks; tegeleb asja lahendamise/vastuse koostamisega	AvTs § 12 lg 4	Avalik.
Saaja/saatja ametikoht	-	Kirja saatnud isiku ametikoht ja struktuuriüksuse nimetus	AvTs § 12 lg 4	Avalik, kui tegu on sissetulnud kirjaga ning Koostaja kohta eraldi märkeid ei tehta st nad kattuvad
Koostaja isik	Teostaja (72), Isiku nimi (49)	Isiku nimi, kes koostab vastust. Üldjuhul kattub vastutava isikuga	AvTs § 12 lg 4	Avalik, kui Koostaja ja Vastutaja kattuvad
Koostaja telefon	-	Vastust koostava isiku andmed	-	Ei ole avalik.
Koostaja osakond	Isiku nimi (49)	Vastust koostava isiku andmed	AvTs § 12 lg 4	Avalik, kui Koostaja ja Vastutaja kattuvad
Koostaja ametikoht	-	Vastust koostava isiku andmed	AvTs § 12 lg 4	Avalik, kui Koostaja ja Vastutaja kattuvad
Originaalfail	-		AvTs § 12 lg 3 p 4 v.a juurdepääsu-piiranguga dokumendid	Avalik, juhul kui dokumendis sisalduv info ei ole juurdepääsupiirangug
Vastusefail	-	Vaikeseadetes on poliisidest see väli peidetud; varasema loogika järgi ei kasutatud tänapäevast vastuskirjade registreerimise loogikat (Vasta nupu abil)	-	Seda välja ei peaks üldse kasutama, võimalik poliisidest tavakasutajatele ära peita
Seotud fail	-	Vaikeseadetes on poliisidest see väli peidetud; varasema loogika järgi ei olnudLisafailid paneeli	-	Seda välja ei peaks üldse kasutama, võimalik poliisidest tavakasutajale ära peita
Seotud fail	-	Vaikeseadetes on poliisidest see väli peidetud; varasema loogika järgi ei olnudLisafailid paneeli	-	Seda välja ei peaks üldse kasutama, võimalik poliisidest tavakasutajale ära peita
Registreerimisaeg	Dokumendi registreerimise kuupäev (30.2)	Süsteemi poolt vaikimisi antav Amphorasse registreerimise aeg, mõeldud sisemiseks kasutamiseks	-	Ei ole avalik.
Saatmisviis	-	Viis, kuidas dokument on saadetud	AvTs § 12 lg 3 p 2	Avalik.
Saaja/saatja asutus	Isiku nimi (49)	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	AvTs § 12 lg 3 p 1	Avalik.
Saaja/saatja isik	Isiku nimi (49)	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	AvTs § 12 lg 3 p 1	Avalik. NB!Juurdepääsupiirangu märkimise korral genereerib Amphora automaatselt isiku ees ja perenimest initsiaalid!
Saaja/saatja aadress	-	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	-	Ei ole avalik.
Saaja/saatja e-post	E-posti aadress (67)	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	-	Ei ole avalik.
Saaja/saatja osakond	Isiku nimi (49)	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	-	Ei ole avalik.
Saaja/saatja telefon	Telefoninumber (65)	Osapoole andmed, kes dokumendi saatis/või kellele dokument saadetakse	-	Ei ole avalik.
Kommentaarid ja lisad	Dokumendi organisatsiooniväline kontekst (33)	Lühikokkuvõte dokumendist, kasutatakse asutuse sisemiseks töökorralduseks	-	Ei ole avalik.
Sisu	Dokumendi organisatsiooniväline kontekst (33)	Tekstiredaktori sisu, kuhu kantakse andmed näiteks e-kirja registreerimisel e-kirja sisust (body'st)		Ei ole avalik, sest üldjuhul sisaldab teise osapoole pöördumist. Lisatud dokumendid (manused) lähevad Lisafailid paneelile, kus on neid võimalik eraldi avalikuks/mitteavaliku ks märkida
Paneel Allkirjad	-	Sisaldab lisatud digitaalset allkirja	-	Ei soovita avalikuks märkida, sest allkirjad sisaldavad isiku nime ja isikukoodi. Siinkohal on seadusandja poolt vastuolulisus – ühelt poolt võib isikukood olla avalik, teiselt poolt on see kaitstud.
Paneel Versioonid	-	Sisaldab dokumentide erinevaid versioone; õigusaktide haldamise funktsionaalsuse juures on kuvatud selles osas erinevad redaktsioonid	-	Avalik, juhul kui kasutatakse õigusaktide haldamise funktsionaalsust (redaktsioone)
Paneel Seosed	Seose algkuupäev (81), Seose lõppkuupäev (82)	Seostab dokumendid, algatus ja vastuskiri on läbi selle paneeli omavahel seotud	-	Avalik. Võimaldab avalikus vaates algatuskirja juurest liikuda koheselt vastuskirja juurde
Paneel Ajalugu	-	Näha on dokumentidega tehtud erinevad toimingud – muutmine, delegeerimine jne	-	Ei ole avalik.
Paneel Amphora: HTML redigeerija	-	Dokumendi sisu, juhul kui kasutatakse Amphorat dokumentide loomiseks	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik, juhul kui dokumendis sisalduv info ei ole juurdepääsupiiranguga
Paneel Menetlus	Teostaja (72)	Sisaldab menetluse infot – isikud, kes on menetlusringis ja nendele antud ülesannete kirjeldus	-	Ei ole avalik, Vastutaja info on avalikus vaates näha
Paneel Lisafailid	Dokumendi lisad (34)	Dokumendi juurde lisatud lisad	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik. Iga lisafaili juures saab märkida, kas konkreetne lisafail on avalik või mitte. Kasutada eelkõigeelektrooniliselt saadetud dokumentide juures, sest e-kirja registreerimisel lisatakse e-kirjas olevad manused
Paneel Osapooled	-	Lepingu registreerimise vormil olev info, kuhu saab sisestada lepingu osapooled	AvTs § 12 lg 3 p 4	Avalik.
Paneel Piirangud	Juurdepääsupiirang (45)	Juurdepääsupiirangu paneel, kus saab dokumendi juures teha märke Asutusesiseseks kasutamiseks ning lisada alus	AvTs § 12 lg 3 p 6	Avalik.
Paneel Kataloogi õigused	-	Info, kus on näha, millistel kasutajatel/kasutajagruppidel on antud kataloogile õigused	-	Ei ole avalik.
Paneel Õigused	-	Info, kus on näha, millistel kasutajatel/kasutajagrupp idel on antud dokumendile õigused	-	Ei ole avalik.
Paneel Vastutav asutus/kaasatud asutus	-	Paneel, mis on eriarendusena tehtud ELIS süsteemile, Amphora tavakasutajatele mitte kasutatav	-	Seda välja ei peaks üldse kasutama, võimalik poliisidest tavakasutajatele ära peita
Paneel Asjad	-	Kuvatakse loodud asjade (toimikute) loetelu konkreetse dokumendi juures	-	Võib olla avalik, juhul kui Asjavaadet kasutatakse istungite päevakordade avalikustamiseks
Paneel Asja objektid	-	Kuvatakse asjas (toimikus) olevate dokumentide loetelu	-	Võib olla avalik, juhul kui Asjavaadet kasutatakse istungite päevakordade avalikustamiseks

---

Andmete loetelu avalikustamiseks

Avalikustamine Amphoras on seadistav läbi mitme vaate, kus saab määrata vaikimisi avalikkust dokumentidele sarjapõhiselt, samas on võimalik ka iga dokumendi juures eraldi märkida selle avalikkust või mitteavalikkust.

Amphoras toimub andmete avalikustamine järgmistel tasemetel:

1. Avalikustamine kataloogi (liigitusüksuse) juures
2. Avalike loetelude (registriandmete) seadistamine
3. Avalike andmete (dokumendi detailvaate) seadistamine
4. AK piirangute vaikeväärtuste seadistamine

Iga taseme juures tuleb määrata seadistuste piirhulk, mis on vajalik sisse viia avaliku vaate seadistamiseks ja andmete kuvamiseks avalikus vaates.

Avalikustamine kataloogi (sarja) juures

Iga kataloogi (sarja) juures on võimalik määratleda, kas tegu on avaliku kataloogiga ning kas selles kataloogis olevad dokumendid on avalikud [Admin -> Kataloogid -> valida kataloog -> Muuda].

Siin on võimalik määrata järgmised kriteeriumid:

• Kataloogi vaates märkeruut Avalik kataloog – tehes siia märke, on antud sarja registreeritud dokumentide metaandmed avalikus vaates nähtavad. Metaandmete loetelu ja nende avalikkust saab seadistada avalike andmete seadistuste juures, kus iga metaandmevälja avalikkust/mitteavalikkust saab eraldi määratleda.

Kui kataloogis võib olla dokumente, mis on juurdepääsupiiranguga, siis tuleb vastav märge teha dokumendi juures (avalikus vaates kuvatakse siis vaid pealkiri, number, osapoole initsiaalid ja AK piirangu info).

• Kataloogi juures märkeruut Failid avalikud – tehes siia märke, on kõik dokumentide failid avalikus vaates nähtavad. Juhul, kui antud sarja registreeritakse dokument, mis on juurdepääsupiiranguga, tuleb vastav märge teha dokumendi juures (avalikus vaates kuvatakse sellisel juhul vaid pealkiri, number, osapoole initsiaalid ja AK piirangu info).

Sellised failid tuleks lisada Lisafailid paneeli, kus iga faili juures saab märkida selle avalikkust sõltuvalt dokumendi sisust ja seotud asjaoludest.

Kataloogi juures märkeruut Passiivne kataloog tähistab sarja, mis on aktiivsest kasutusest eemaldatud, selle sarja info ei ole enam Amphoras kasutatav. Siia märge teha vaid juhul, kui antud sari ei ole enam kasutusel.

Avalike loetelude seadistamine

Siin on võimalik määrata, millised andmed on avaliku vaate dokumendiregistri loetelus nähtavad. Need loetelu andmed kuvatakse ka teostatud otsingu esmavaatesse.

Loetelust saab liikuda valitud dokumendi detailvaatesse, kus kuvatakse enam andmeid valitud dokumendi kohta. Loetelude seadistamisel on soovituslikult kasutatav andmehulk vastavalt moodulile järgmine:

• Dokumendid – Number, Pealkiri, Dokumendi kuupäev
• Kirjavahetus – Number, Pealkiri, Saaja/Saatja asutus, Saaja/Saatja isik, Saatmiskuupäev, Saabumiskuupäev

Avalike andmete seadistamine

Avalike andmete seadistamisel on võimalik määratleda metaandmed, mida kuvatakse avalikus vaates dokumendi detailvaates. Metaandmete hulga avalikus vaates saab määrata iga dokumendiliigi põhjal eraldi.

Avalikus vaates on detailvaates kuvatud vaid need metaandmed, mis on dokumendi registreerimisel täidetud. Soovitav on aktiveerida avalikustamiseks nö maksimumhulk metaandmeid, sest avalikus vaates ei kuvata neid metaandmevälju, mida ei täideta. St ei teki tühje/täitmata metaandme väljade nimetusi avalikus vaates (näiteks – kui Vastutaja väli on Amphoras täitmata, siis avalikus vaates konkreetse dokumendi detailvaates ei kuvata "tühja" Vastutaja välja).

Iga vormi saab eraldi muuta, vajutades vormi pealkirjale:

Dokumendivormil saab paneelid avalikuks teha liikudes Paneelid paneelile ning teha linnukesed vastavatesse kastidesse.

Dokumendivormi staatilise välja avalikustamiseks tuleb teha lahti välja andmete redigeerija vajutades mutrivõtme peale.

Seejärel teha linnuke kasti Nähtav avalikus vaates ning välja muudatuse salvestamiseks vajutada rohelise linnukese peale.

Vormi muudatuste salvestamiseks tuleb vajutada veel omakorda Salvesta.

Soovituslik seadistuste komplekt dokumendi detailvaates on järgmine (Amphoras avada Admin -> Avalik vaade -> Avalike andmete seadistamine):

• Keerukas laekunud
  Staatilised väljad: Number, Pealkiri, Saatja number, Saatmiskuupäev, Saabumiskuupäev, Vastamistähtaeg, Dokumendi liik, Dokumendi kuupäev, Saaja/Saatja vastutav isik, Saatmisviis, Saaja/saatja asutus , Saaja/saatja isik, paneel Lisafailid, paneel Seosed, paneel Piirangud

• Keerukas saadetav
  Staatilised väljad: Number, Pealkiri, Saatmiskuupäev, Dokumendi liik, Dokumendi kuupäev, Vastamistähtaeg, Saaja/saatja vastutav isik, Saatmisviis, Saaja/saatja asutus, Saaja/saatja isik, Koostaja isik, Koostaja osakond, Koostaja ametikoht, paneel Lisafailid, paneel Seosed, paneel Piirangud

• DHX kaudu saabunud dokument
  Staatilised väljad: Number, Pealkiri, Saatja number, Saatmiskuupäev, Saabumiskuupäev, Vastamistähtaeg, Dokumendi liik, Dokumendi kuupäev, Saaja/Saatja vastutav isik, Saatmisviis, Saaja/saatja asutus , Saaja/saatja isik, paneel Lisafailid, paneel Seosed, paneel Piirangud

• DHX kaudu saadetav dokument
  Staatilised väljad: Number, Pealkiri , Saatmiskuupäev , Dokumendi liik, Dokumendi kuupäev, Vastamistähtaeg, Saaja/saatja vastutav isik, Saatmisviis, Saaja/saatja asutus, Saaja/saatja isik, Koostaja isik, Koostaja osakond, Koostaja ametikoht, paneel Lisafailid, paneel Seosed, paneel Piirangud

• Õigusakti laadimine
  Staatilised väljad: Pealkiri, Fail, Liik
  Vormiväljad: Number, Kuupäev, Jõustumise kuupäev, Kehtib kuni, Akti andja nimetus, paneel Lisafailid

• Protokolli laadimine
  Staatilised väljad: Pealkiri, Fail, Liik
  Vormiväljad: Number, Kuupäev, Organisatsiooni nimetus, paneel Lisafailid

• Lepingu laadimine
  Staatilised väljad: Pealkiri
  Vormiväljad: Number, Lepingu objekt, Kuupäev, Jõustumise kuupäev, Kehtib kuni, paneel Lisafailid, paneel Osapooled

---

AK piirangute vaikeväärtuste seadistamine

Juurdepääsupiirangu aluste täielik loetelu on sätestatud Avaliku teabe seaduses (AvTS), mida saab asutuse administraator Amphoras [Admin -> Asutuse seaded -> Valikväljade sisu] eelnevalt sisestada.

Sellisel juhul on dokumendi registreerimisel võimalik kasutada eelnevalt defineeritud väärtusi, mis võimaldavad dokumendi sisestajal valida registreerimise hetkel sobiv põhjendus.

Juurdepääsupiiranguga dokumentide sisestamisel tuleb teha dokumendi vormil Asutusesiseseks kasutamiseks märge, valida juurde dokumendiga seotud juurdepääsupiirangu alus.

Vaikimisi on Amphoras (keskkonnad alates 2009 jaanuar) AK piirangute paneelis sisestatud järgmised alused:
AvTS § 35 lg 1 p 11 - teave, mis sisaldab delikaatseid isikuandmeid
AvTS § 35 lg 1 p 14 - teave sotsiaalabi või sotsiaalteenuste osutamise taotlemise kohta

Juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja määramine

Lähtudes dokumendi sisust võib kehtestada teabele juurdepääsupiirangu kuni vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Peale viie aasta möödumist võib pikendada teabe juurdepääsupiirangu tähtaega veel kuni viie aasta võrra, kui piirangu kehtestamise põhjus püsib. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või dokumenteerimisest 75 aastaks.

Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud ning omavalitsuses enamkasutatavale teabele juurdepääsupiirangu kehtestamise alused:

• teabevaldaja poolt asutusesiseseks töökorralduseks koostatud dokumendid ja juhendid, alus AvTS § 35 lg 2 p 3;
• õigustloovate aktide eelnõud koos seletuskirjadega enne nende kooskõlastamisele saatmist või vastuvõtmisele esitamist, alus AvTS § 35 lg 2 p 1;
• personali käskkirjad, alus AvTS § 35 lg 1 p 12;
• teave, mis sisaldab delikaatseid isikuandmeid, alus AvTS § 35 lg 1 p 11;
• teave, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellisele teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust (isikukood, sideandmed), sh notaritelt saadud dokumendid ning kajastaks üksikasjaliselt eraelu, alus AvTS § 35 lg 1 p 12 ja AvTS § 35 lg 1 p 14;
• teave, mis sisaldab andmeid osutatavate sotsiaalteenuste või sotsiaalabi kohta, alus AvTS § 35 lg 1 p 14;
• teabevaldaja poole pöördunud eraisikute isikunimed, alus AvTS § 35 lg 1 p 12 (p 19 Isikuandmete kaitse seadus);
• teabevaldaja sisedokumendid (arvamused, teated, diskussioonid, memod, õiendid, nõuanded, ettekanded, mis kasvõi osaliselt puudutavad eelnevates punktides toodud andmeid), alus AvTS § 35 lg 2 p 3;
• teave, mille avalikustamine võib kahjustada ärisaladust, alus AvTS § 35 lg 1 p 17.

Loetletud kriteeriumidele vastavaid andmeid sisaldava avaliku teabe tunnistab teabevaldaja asutusesiseseks kasutamiseks ning juhul, kui teabenõudja taotleb teabenõudega sellisele teabele juurdepääsu, keeldub teabevaldaja teabenõude täitmisest vastavalt AvTS-i § 23 lõikele 1, kuna taotletava teabe suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud ja teabenõudjal ei ole taotletavale teabele juurdepääsuõigust.

Nö tavalisi isikuandmeid ehk siis andmeid, mis ei ole delikaatsed, teabe avalikustamisel on seadusandja jätnud õiguse teabevaldajal hinnata ehk kaaluda huvisid, kas teabele juurdepääsu võimaldamisega kahjustataks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust või mitte (AvTS § 35 lg 1 p 11). Lähtuda tuleks taotletatavate isikuandmete sisust (mida väljastatav teave võimaldab isiku kohta teada saada, näiteks elukohta, millises lasteaias või koolis käivad tema lapsed, kus töötab tema abikaasa vms), hulgast (kui suure hulga andmesubjektide kohta käivat teavet soovitakse saada, igasuguste nimekirjade väljastamist tuleks hoolega kaaluda), teabenõudjast ning teabe saamise eesmärkidest (kes ja mille jaoks soovib taotletavat teavet kasutada) ning kas olulisemad on andmesubjekti või andmete saaja huvid.

Vt. Avaliku teabe seadus ning Avaliku teabe seaduse üldjuhend.

---

Pealkirjastamine

Avalikus vaates on dokumendiregistris andmete leidmisel oluline rõhk dokumentide pealkirjastamisel. Selleks, et tagada dokumentide kiire leidmine, tuleb pealkirjas sisalduv info võimalikult konkreetselt märkida.

Selge on see, et kui registri vaates kuvatakse teavet otsivale isikule loetelu mitmekümnest dokumendist pealkirjaga Leping, siis on see informatsioon tema jaoks vähe kasutatav.

Teisalt ei tohi dokumendi pealkiri sisaldada jällegi andmeid, mis liiga otseselt on seostatavad konkreetse isiku andmetega. Selline pealkirjastamine nagu näiteks Hooldaja määramine Pilleriin Tamurile on vastuolus nii Avaliku teabe seaduse kui ka Isikuandmete kaitse seadusest tulenevate nõuetega.

Mõningad märksõnad dokumendi pealkirjastamisel:

• Võimalikult lühike
• Avab üldistatult dokumendi põhisisu
• Nimetavas käändes
• Pealkirja lõpus punkti ei kasutata
• Suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad

Pealkiri veebis - võimaldab kasutada sellist lähenemist, kus Amphora sisemises vaates on võimalik dokument pealkirjastada töökorralduslikust aspektist võimalikult informatiivselt.

Samas saab märkida Pealkiri veebis väljale dokumendi nimetuse sellisel kujul, mis oleks nähtav kodanikele avalikus vaates. Pealkiri veebis seadistamine toimub Admin -> Asutuse seaded -> Üldised seaded paneelis.

---

Avalikustatud dokumentide automaatne konverteerimine

Antud funktsionaalsus võimaldab dokumendi avalikustamisel selle automaatset konverteerimist .pdf/.html formaati. Iga dokument, mis on määratud avalikuks, on peale Amphorasse lisamist avalikus vaates .pdf või .html formaadis, mitte doc, rtf vms. Failide automaatne konverteerimine .pdf või .html formaati on loodud selleks, et avalikustatud dokumentide vaatlemine ei eeldaks MS Office jm kontoritarkvara olemasolu kasutajate arvutis.

Konverteerimise sisse lülitamine toimub Admin -> Asutuse seadetes, paneelis Üldised seaded.

---

Avaliku vaate avamine

Avalikule vaatele (dokumendiregister) pääsevad Amphora kasutajad ligi menüü kaudu. Üldjuhul lisatakse asutuse Avaliku vaate veebiaadress selle asutuse kodulehele (nt vallavalitsuse, linnavalitsuse), et tavakodanikel oleks võimalik see hõlpsamalt üles leida.

---

Avalikus vaates kausta järgi filtreerimine

Esimese asjana on meil vaja teada saada kausta ID. Selleks peame minema Admin -> Kataloogid ning vajutama kausta peale. Paremal pool peaksime nägema kausta metaandmeid.

Kopeerige kausta ID number. Seejärel avame avaliku vaate. Vaikimisi peaks olema selline URL:
atp.amphora.ee/viljandilv/index.aspx?o=767&u=-1&o2=12565&hdr=hp&tbs=all

Nüüd lisame URL lõppu &f=10036, ehk &f=Kausta_ID. Uus URL peaks välja nägema nii:
atp.amphora.ee/viljandilv/index.aspx?o=767&u=-1&o2=12565&hdr=hp&tbs=all&f=10036

Vajutame Enter nuppu.

---

Viimati muudetud: 3. ‎august ‎2020, ‏‎16:26:15