Iseteenindusportaal

---

Sisukord

1. Avalduste saatmine
   • Sisselogimine ja automaatne isiku loomine
   • Vormide häälestamine
   • Portaali vaade
   • Avalduse koostamine, muutmine ja saatmine
   • Automaatsed menetlused
   • Automaatse menetluse seadistamine sisekeskkonnas
   • Ülesande tagasilükkamine
   • Amphora kasutaja Iseteenindusportaalis
   • Soovitused
2. Dokumentide saatmine välistele isikutele
   • Isiku lisamine süsteemi
   • Dokumendi suunamine allkirjastamiseks või teadmiseks
   • Ülesande loomine edastuse paneeli kaudu
   • Edastuse meelespea
   • Iseteenindusportaali kasutamine välise isikuna
   • E-posti teavituse kohandamine
   • Sisselogimislehe kohandamine
   • Teadmiseks ülesannete teade

---

Ülevaade

Amphora Iseteenindusportaal on väline keskkond, mis on mõeldud isikutele, kes ei ole Amphora sisekeskkonna kasutajad. Sisenemine toimub ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil.

Iseteenindusportaal võimaldab:

• tutvuda teadmiseks suunatud dokumentidega (elektrooniline kättetoimetamine);
• allkirjastada allkirjastamiseks suunatud dokumente;
• saata avaldusi Amphora vormide kaudu (nii allkirjastatud kui allkirjastamata kujul).

Iseteenindusportaali kasutamine aitab tagada dokumentide turvalise saatmise ning vähendada e-kirjadega kaasnevaid riske.

---

Avalduste saatmine

Iseteenindusportaalis saavad välised isikud täita vorme, mille salvestamisel registreeritakse dokument automaatselt Amphora sisekeskkonda. See on väga hea lahendus näiteks avalduste või taotluste saatmiseks.

Portaali saab siseneda ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil.

Sisselogimine ja automaatne isiku loomine

Iseteenindusportaali saavad siseneda ka välised kasutajad, kelle jaoks ei ole Amphora keskkonnas veel isikut loodud. Sellisel juhul loob Amphora isiku automaatselt.

Enne Iseteenindusportaalis toimetamist peab väline kasutaja kinnitama oma e-posti aadressi. Protsess toimib järgmiselt:

1. Väline kasutaja logib Iseteenindusportaali sisse ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil.
2. Amphora loob välisele kasutajale isiku, kuid Iseteenindusportaali ei saa kasutada enne, kui e-posti aadress on sisestatud ja kinnitatud.
3. Amphora saadab sisestatud e-posti aadressile kinnituskirja.
4. Väline kasutaja kinnitab oma e-posti aadressi kirjas oleva lingi kaudu.
5. Pärast kinnitamist tekib välisel kasutajal võimalus Iseteenindusportaali kasutada.

Uue loodud isiku esmane vaade:

Väline kasutaja saab muuta oma isikuandmeid. Selleks tuleb vajutada hammasratta ikoonile, mis asub välise kasutaja nime ja isikukoodi järel. Muuta on võimalik e-posti aadressi ja mobiilinumbrit. E-posti aadressi muutmisel saadetakse uuele e-posti aadressile kinnituskiri. Uus e-posti aadress muutub aktiivseks pärast selle kinnitamist.

Vormide häälestamine

Vaikimisi ei ole ükski vorm Iseteenindusportaalis nähtav. Vormi kuvamiseks tuleb teha järgmist:

1. Avada Admin → Vormide häälestamine.
2. Valida soovitud vorm (vajutada vormi nimetusele).
3. Lisada vormi seadetes linnuke Iseteenindus ette. Võimalik on lisada linnuke "Kuva nupp Esita allkirjastamata", mis võimaldab vormi saata allkirjastamata.
4. Kontrollida, et vormile oleks määratud vaikimisi kataloog.
5. Vajutada Salvesta.

Pärast salvestamist muutub vorm Iseteenindusportaalis nähtavaks.

Portaali vaade

1. Avalduste vormid - kõik Amphora vormid, mida Amphora sisekeskkonna peakasutaja on lubanud kuvada iseteenindusportaalis (vormi seadetes on lisatud märge “Iseteenindus”).

2. Koostamisel - avaldused, mille koostamist on väline kasutaja alustanud, kuid mida ei ole veel lõplikult ära saatnud. Koostamisel avaldusi saab väline kasutaja muuta ja kustutada.

3. Saadetud - kõik välise kasutaja saadetud avaldused. Saadetud avaldusi ei saa muuta ega kustutada.

4. Vormide otsing - võimaldab otsida nii avalduse vormi nimetuse kui ka asutuse järgi.

5. Avalduste vormide nimekiri - avalduse vormi nimetuse järel kuvatakse sulgudes selle vormiga seotud asutus. Kuna ühes Amphora keskkonnas võivad olla nii põhiasutus kui ka hallatavad asutused, saab nii kohe teada, millise asutuse vormiga on tegu. Lisaks, kui vorm on tehtud iseteenindusportaalis nähtavaks, kuid vajalik seadistus on tegemata, kuvatakse vastav teavitus: "Seaded pole õiged, ei saa veel kasutada"

Avalduse koostamine, muutmine ja saatmine

Avalduse koostamisel tuleb sakis Avalduste vormid soovitud vormi nimetusele.

Iseteenindusportaalis ei kuvata järgmisi välju:

• Pealkiri – Amphora koostab pealkirja automaatselt kujul: Vormi nimetus (isiku ees- ja perekonnanimi).
• Põhifail – Dokumendi põhifaili ei saa väline kasutaja ise lisada. Põhifaili koht on reserveeritud malli jaoks. Igale laadimise tüüpi vormile on võimalik siduda mallifail, mille Amphora täidab automaatselt pärast avalduse esmast salvestamist. Kui on vaja lisada täiendavaid faile, tuleb vormil sisse lülitada lisafailide funktsionaalsus - sel juhul on lisafailide paneel iseteenindusportaalis nähtav.
• Kataloog – peab olema vormil vaikimisi määratud. Kui vaikimisi kataloog ei ole määratud, kuvatakse Avalduste vormid sakis vormi juures "Seaded pole õiged, ei saa veel kasutada" teavituse.

1. Salvesta mustand - Salvestab avalduse mustandina ilma seda saatmata. Mustandid kuvatakse Koostamisel saki all. Väline kasutaja saab mustandit muuta ja kustutada. Dokument salvestatakse Amphora sisekeskkonda, kuid dokumendile ei omistata veel numbrit ning automaatset menetlust ei käivitata.

2. Allkirjasta ja saada / Saada allkirjastamata - Võimaldab avalduse kohe allkirjastada ja saata. Saadetud avaldused kuvatakse Saadetud sakis. Pärast saatmist ei saa väline kasutaja avaldust enam muuta ega kustutada. Dokument salvestatakse Amphora sisekeskkonda koos dokumendi numbriga ning käivitatakse automaatne menetlus. Kui vormi seadetes on sisse lülitatud valik Kuva nupp „Esita allkirjastamata“, kuvatakse nupu Allkirjasta ja saada asemel nupp Saada allkirjastamata.

3. Katkesta - Katkestab avalduse loomise. Amphora sisekeskkonda dokumenti ei salvestata.

4. Informatiivne tekst - Kuvab teabe selle kohta, millise asutuse vormiga on tegemist.

5. Avalduse vormi väljad - Vormi täitmiseks vajalikud väljad. Kohustuslikud väljad on tähistatud sümboliga *** (tärn)**. Kui kohustuslikud väljad on täitmata, ei ole võimalik avaldust salvestada ega saata.

6. Lisafailide lisamise paneel- Võimaldab välisel kasutajal lisada avaldusele faile oma seadmest.

Allkirjasta ja saada nupp pakub kõik kolm allkirjastamise meetodit - ID-kaart, Mobiil-ID ja Smart-ID. Allkirjastamise meetod ei sõltu autentimise meetodist.

Koostamisel saki vaade näeb välja nii:

1. Põhifaili allalaadimine või PDF-koopia avamine eelvaate režiimis. Põhifaili ikoonid on nähtavad juhul, kui vormiga on seotud mall.

2. Avalduse nimetus koos koostaja nimega. Nimetusele vajutades avaneb avalduse muutmise vaade, kus on võimalik pooleliolevat avaldust muuta, saata või kustutada.

3. Avalduse viimane muutmise kuupäev ja kellaaeg. Kuvab avalduse viimase muutmise kuupäeva ja kellaaja.

Koostatud avalduse muutmise vaade näeb välja samasugune nagu uue avalduse lisamise vaade, kuid lisaks teistele nuppudele on seal ka Kustuta nupp.

Kui välisel kasutajal on sama vormiga avaldus juba koostamisel ja ta üritab alustada uue avalduse koostamist sama vormiga, kuvatakse teavitus koos kahe valikuga:

• Loo uus - alustab uue avalduse loomist. Koostamisel olevat avaldust ei muudeta.
• Jätka pooleliolevat - avab koostamisel oleva avalduse muutmise vaates. Väline kasutaja saab avalduse täitmist ja saatmist jätkata.

Saadetud sakis asuvad kõik välise kasutaja poolt saadetud (allkirjastatud ja allkirjastamata) avaldused.

1. Tabeli veerust on võimalik põhifail otse alla laadida või avada eelvaate aknas.

   Põhifaili kuvamise reegel:
   Kui olemas on allkirjakonteiner, kuvatakse allkirjakonteiner.
   Kui allkirjakonteinerit ei ole, kuvatakse põhifailis olev mallifail.
   Kui põhifail puudub, on põhifaili veerg selle avalduse puhul tühi.

2. Kuvatakse avalduse nimetus koos esitaja nimega sulgudes.

3. Kuvatakse avalduse saatmise täpne kuupäev ja kellaaeg.
4. Näitab menetluse staatust. Väärtused võivad olla Lõpetatud, Lõpetamata või tühi, kui automaatset menetlust ei ole lisatud.
5. Kuvatakse ametniku või töötaja nimi koos ülesande tüübiga. Väline kasutaja saab reaalajas näha, milline menetluse etapp on parajasti aktiivne.

Saadetud avaldust on võimalik avada, et tutvuda sisestatud andmetega ning alla laadida kõik avaldusega seotud failid (sh lisafailid).

Automaatsed menetlused

Iseteenindusportaali vormidele tuleb seadistada automaatsed menetlused, et Amphora kasutajad saaksid saadetud avalduste kohta kohe e-posti teavituse ning saaksid nendega edasi tegeleda.

Kui väline kasutaja vajutab nuppu Allkirjasta ja saada või Saada allkirjastamata, käivitub automaatne menetlus koheselt.

Automaatse menetluse seadistamine sisekeskkonnas

1. Grupi loomine

Avada moodul Isikud ja seejärel Grupid.

Vajutada Uus grupp ja lisada gruppi need isikud, kes hakkavad Iseteenindusportaalis avaldusi esitama.

2. Poliisi sisselülitamine

Avada Admin → Kasutajagrupid ja lülitada sobival kasutajagrupil sisse poliis Kuva automaatsete menetluse juures isikute gruppide valik. Pärast poliisi aktiveerimist tuleb Amphora keskkonnast välja ja uuesti sisse logida.

3. Automaatse menetluse loomine

Avada Admin → Automaatsed menetlused ja vajutada Uus menetlus. Kui eelmainitud poliis on sisse lülitatud, kuvatakse menetluse loomisel lisavalik Grupid (Iseteenindus).

Kasti Grupid (Iseteenindus) tuleb lisada eelnevalt loodud isikute grupp.

Lisaks tuleb täita:

• Vormid – lisada vorm, mis on Iseteenindusportaalis kasutusel.
• Kataloogid – lisada kataloog, mis on vormil määratud vaikimisi kataloogiks. Kui vormi vaikimisi kataloog ja automaatse menetluse kataloog erinevad, ei ole selle vormiga võimalik iseteenindusportaalis avaldusi koostada. Sellisel juhul kuvatakse vormi juures teavitus: “Seaded pole õiged, ei saa veel kasutada”.

Ülejäänud menetluse seadistamine toimub tavapärasel viisil. Võimalik on kasutada ka rolle. Täpsem juhend automaatsete menetluste kohta on leitav siit.

Ülesande tagasilükkamine

Kui saadetud avalduse andmed on puudulikud või valed, peab menetlusega ülesande saanud Amphora kasutaja menetluse tagasi lükkama.

Kooskõlastamise ülesande puhul: valida vastuseks Ei või Erapooletu ning lisada kommentaar koos tagasilükkamise põhjusega.

Allkirjastamise ülesande puhul: vajutada Ei allkirjasta ning lisada kommentaar koos tagasilükkamise põhjusega.

Tagasilükkamisel toimub järgmine:

1. Avalduse esitajale saadetakse teadmiseks ülesanne ning e-posti teavitus.
2. Iseteenindusportaalis kuvatakse see ülesanne paneeli Edastatud dokumendid sakis Teadmiseks.
3. Veerus Ülesanne on nähtav tagasilükkaja kommentaar.

Amphora kasutaja Iseteenindusportaalis

Ka Amphora sisekeskkonna kasutajad saavad Iseteenindusportaali kasutada. Sisekeskkonnas asub vasakmenüü allosas link Iseteenindus, mis viib otse Iseteenindusportaali.

Amphora kasutajad saavad esitada avaldusi täpselt samamoodi nagu välised isikud.

Soovitused

• Mallide kasutamine – kui vormiga kasutatakse .docx malli, ei tohi mallile lisada üksust. Kuna välised isikud ei ole seotud ühegi üksusega, ei tööta üksusega seotud mall Iseteenindusportaalis. Mallide juhend on leitav siit.

• Isikukood peab olema unikaalne – üks isikukood tohib olla seotud ainult ühe kasutaja või ühe isikuga. Kasutajad on isikute moodulis nähtavad süsteemsete isikutena (veerus System kuvatakse tähis x). Amphoras ei tohi korraga eksisteerida sama isikukoodiga kasutajat ja tavalist (mittesüsteemset) isikut. Isikute mooduli juhend on leitav siit.

---

Dokumentide saatmine välistele isikutele

Isiku lisamine süsteemi

Amphora võimaldab saata dokumente allkirjastamiseks ja teadmiseks ka välistele kasutajatele, kes ei ole Amphora kasutajad. See on lihtne ja turvaline viis dokumentide edastamiseks välistele kasutajatele ilma, et neid peaks saatma e-kirjana.

Välised kasutajad saavad ise endale isiku luua, kui logivad esimest korda Amphora iseteenindusportaali sisse. Kui välise kasutaja isik puudub ja talle on vaja saata dokument, tuleb isik luua Amphora sisekeskkonnas.

Uus isik on vaja lisada Isikud moodulisse:

1. Avada vasakmenüüs moodul Isikud.
2. Vajutada Lisa uus.

Alternatiivina saab kasutada kiirmenüüd – valida Lisa uus alt Isik.

Avanevas vaates tuleb sisestada:

• Eesnimi ja perekonnanimi
• Isikukood
• E-posti aadress

Andmed peavad olema korrektsed, kuna e-posti aadressile saadetakse teavitused dokumentide kohta.

NB! E-posti lisamisel tuleb kindlasti vajutada Lisa nuppu – vastasel juhul e-posti aadress ei salvestu.

Kui andmed on kontrollitud ja korrektsed, vajutada Salvesta.

Dokumendi suunamine allkirjastamiseks või teadmiseks

Pärast isiku lisamist on võimalik talle saata allkirjastamise või teadmiseks ülesandeid. Seda saab teha nii registri- kui ka objekti muutmisvaatest.

Registrivaade:

Saatmiseks on kaks võimalust:

• Menetlus – võimaldab saata dokumendi menetlusringile, kus igale isikule saab määrata erineva ülesande (täitmiseks, teadmiseks, kooskõlastamiseks või allkirjastamiseks).
• Delegeerimine – võimaldab kõigile isikutele määrata ühesuguse ülesande.

Objekti muutmisvaade:

Järgmisena tuleb lisada isikud, kellele dokument suunatakse:

Nimekirjas eristatakse kahte kategooriat:

• Kasutajad – Amphora sisekeskkonna kasutajad.
• Isikud – moodulisse Isikud lisatud isikud.

Kui isikut nimekirjas ei kuvata, tuleb kontrollida, kas isikukood ja e-posti aadress on korrektselt sisestatud.

Iseteenindusportaali saab saata ülesandeid allkirjastamiseks või teadmiseks. E-posti ette ei ole vaja linnukest lisada, kuna teavitus saadetakse automaatselt. Võimalik on lisada ka ülesande kommentaar: Iseteenindusportaalis on kommentaarid välisele kasutajale nähtavad.

Ülesande loomine edastuse paneeli kaudu

Väljuva suunaga edastuse loomisel saab edastamise viisiks valida:

• Iseteenindus (teadmiseks)
• Iseteenindus (allkirjastamiseks)

Edastuse paneeli kaudu saatmisel loob Amphora automaatselt järjestiktäitmise menetluse, mis suunab dokumendi välisele isikule allkirjastamiseks või teadmiseks ning saatjale teadmiseks.

Edastuse meelespea

• Saaja isikul peavad olema täidetud nii isikukood kui ka e-posti aadress.
• Asutustele ei ole võimalik Iseteenindusportaali ülesandeid saata (ka „Uus adressaat" kaudu).
• Saatmisel peavad olema failid valitud – Iseteenindusportaalis kuvatakse ainult faile.
• „Uus adressaat" kaudu lisatud isik salvestatakse isikute moodulisse, kui andmed on korrektsed. Asutusega seotud välju ei tohi täita. Kohustuslikud väljad: nimi, perenimi, isikukood ja e-posti aadress.

Iseteenindusportaali kasutamine välise isikuna

Väline kasutaja, kellele edastati dokument, pääseb Iseteenindusportaali ligi aadressil:

<amphora keskkonna URL>/selfservice.aspx

Näiteks: https://server.amphora.ee/vallavalitsus/selfservice.aspx

NB! Enne 16.0 versiooni oli aadressi lõpus /externalparty.aspx. Edaspidi on aadressi lõpp /selfservice.aspx.

Isik saab e-postile teavituse järgmisel kujul:

Punasega märgitud väljad on muudetavad vastavalt keskkonnale. Teavituse teksti saab samuti kohandada.

Iseteenindusportaalis toimub autentimine ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID abil. Kui isiku andmed on moodulis Isikud juba olemas, toimub sisselogimine kohe. Kui isikukirjet veel ei eksisteeri, loob Amphora selle automaatselt pärast e-posti aadressi kinnitamist (vt Sisselogimine ja automaatne isiku loomine).

Iseteenindusportaali vaates on edastatud dokumentide jaoks eraldi sektsioon Mulle edastatud dokumendid. Kokku on kolm sakki: Mulle allkirjastamiseks, Mulle teadmiseks ja Lõpetatud.

Mulle allkirjastamiseks sakk:

Mulle allkirjastamiseks sakis kuvatakse välisele kasutajale kõik temale allkirjastamiseks edastatud dokumendid. Allkirjastamise meetod ei sõltu sisselogimise meetodist. Allkirjastada saab alati nii ID-kaardiga, Mobiil-IDga kui ka Smart-IDga – iga meetodi jaoks on olemas eraldi nupp.

Dokumendi eduka allkirjastamise korral kuvab Amphora välisele kasutajale teavituse - Dokument on allkirjastatud.

Mulle teadmiseks sakk:

Mulle teadmiseks sakis kuvatakse välisele kasutajale kõik talle teadmiseks (tutvumiseks) edastatud dokumendid. Lisaks kuvatakse ka teabetekst, kui see on seadistatud - selle kohta saate lähemalt lugeda SIIN. Kui väline kasutaja on dokumendiga tutvunud, peab ta kinnitama, et on sellega tutvunud, vajutades nuppu Kinnitan tutvumist.

Tutvumise kinnitamisel kuvab Amphora välisele kasutajale vastava teavituse - Dokumendiga tutvumine on kinnitatud.

Lõpetatud sakk:

Lõpetatud sakis asuvad kõik kasutajale edastatud dokumendid (nii allkirjastamiseks kui ka teadmiseks), mis on kas allkirjastatud või teadmiseks kinnitatud. Need dokumendid ei kao ära ning väline kasutaja saab need alati ka hiljem alla laadida.

Edastatud dokumendi juures on nähtav kommentaar, kui menetluse loomisel on see kommentaar lisatud. Sellistel dokumentidel on pealkirja ees “i”-kujuline ikoon, millele vajutades avaneb kommentaar. Kommentaari kuvatakse ka edastatud dokumendi juures, mis on juba allkirjastatud või teadmiseks kinnitatud.

Edastatud dokumendi ees oleva “nool paremale” ikooni peale vajutades avaneb dokumendi detailvaade, kus kuvatakse kõik dokumendi failid. Lisaks kuvatakse ka kommentaari ja allkirjastajate andmed, kui need on olemas.

Edastatud dokumentide faile on võimalik alla laadida või PDF-failide puhul avada need eelvaate aknas. Eelvaate aknas saab avada ka põhifaili PDF-koopia, kui põhifail on näiteks Wordi fail. Lisaks on võimalik alla laadida allkirjakonteiner.

PDF failide eelvaate aken näeb välja järgmine (faile on võimalik mugavalt avada nii arvutis kui ka nutiseadmes):

E-posti teavituse kohandamine

Välisele kasutajale dokumendi edastamisel edastab Amphora automaatselt e-posti teavituse. Teavituse sisu saab kohandada HTML-i abil.

Teavituse muutmiseks tuleb avada Admin → Tõlked ja otsida järgmised võtmesõnad:

• ExternalPersonEmailBody – allkirjastamise ülesande teavitus.
• ExternalPersonTakeNoticeEmailBody – teadmiseks ülesande teavitus.

Teavituse sisu muutmiseks vajutada võtmesõna real „pliiatsi" ikoonile:

Tõlge tuleb lisada ET alla. Pärast lisamist vajutada tõlgete aknas Uuenda ja seejärel Salvesta.

Allkirjastamise teavituse vaikimisi HTML-i sisu, kus #1 on portaali aadress ja #2 on asutuse nimetus:

Tere
<br>
<br>
Teile on edastatud dokumente allkirjastamiseks.
<br>
Allkirjastamise keskkond on aadressil: #1
<br>
<br>
Lugupidamisega
<br>
#2

NB! Muudetud teavituse sisus peab alati jääma kohatäide #1 (portaali aadress).

Sisselogimislehe kohandamine

Iseteenindusportaali sisselogimislehte saab kohandada. Kohaldada on võimalik nii pealkirja kui ka pealkirja all olevat teksti.

Kohandamiseks tuleb avada Admin → Tõlked. Võtmesõnad on SelfService_AuthTitle (pealkiri) ja SelfService_AuthDescription (pealkirja all olev tekst). Tõlke muutmiseks on vaja vajutada “pliiats” ikooni peale.

Tõlge tuleb lisada ET alla. Pärast lisamist vajutada Uuenda ja seejärel Salvesta. Muudatus on kohe Iseteenindusportaalis nähtav.

Teadmiseks ülesannete teade

Iseteenindusportaalis on võimalik kuvada lõpetamata Teadmiseks ülesannete vaate avamisel lisateade. Selle seadistamiseks tuleb avada Admin → Kataloogid, valida soovitud üksus ning täita tekstiredaktor Iseteenindus (teadmiseks).

See on mõeldud eelkõige lisainfo saatmiseks välistele isikutele – näiteks teavitamiseks, mitme päeva jooksul tuleb dokumendi kättesaamine kinnitada või millised tarkvarad on failide avamiseks vajalikud. Tegu ei ole kohustusliku seadistusega.

Teadmiseks ülesande lõpetamise nupp kannab nimetust Kinnitan, et olen dokumendiga tutvunud.

---

Viimati muudetud: 13. märts 2026, 14:21:00