SPOKU

  1. Üldine
  2. SPOKU kasutaja seadistamine
  3. Dokumendi esmakordne saatmine SPOKUst
    a. Vormi automaatne genereerimine
    b. Registreerimisprofiil ja automaatsed menetlused
    c. Kataloog "Saabuvad dokumendid registreerimiseks"
    d. Uue vormi loenduri koosseisu lisamine
    e. Uue vormi avalikustamine
  4. Pärast esimest saatmist
  5. Vormide versioonimine
  6. HTML ja DOCX mallide kasutamine SPOKU vormidega
    a. HTML mallid
    b. DOCX mallid
  7. Registreerimisprofiili lisaseadistused
    a. Tingimuslik automaatse menetluse või vastutava isiku valik
    b. Automaatne registreerimine asja koosseisu
    c. Etteantud asja koosseisu lisamine
    d. Automaatselt leitava asja koosseisu lisamine
    e. Pealkirja moodustamine mitmest andmeväljast
    f. Automaatsele menetlusele vastutava isiku lisamine
    g. Juurdepääsupiirangu lisamise tingimused
  8. SPOKU seadistamise juhend

Amphora ja SPOKU vaheline liidestus võimaldab dokumentide registreerimist otse Dokumentide moodulis. Järgnevalt tutvustame liidestuse toimimiseks vajalikke seadistusi ja dokumentide liikumise protsessi.

Üldine

Amphora ja SPOKU liidestus kasutab KOVMEN vormide struktuuri. Vormid luuakse ja kinnitatakse esmalt SPOKU keskkonnas, misjärel edastatakse need Amphorasse.

Esmakordsel dokumendi saatmisel genereerib süsteem Amphoras automaatselt uue vormi, sellega seotud registreerimisprofiili ning automaatse menetluse. Süsteem loob ka kataloogi "Saabuvad dokumendid registreerimiseks" ning rolli "Kantselei", mis seotakse automaatse menetlusega. Dokumendi salvestamisel käivitub automaatselt menetlusprotsess.

SPOKU kasutaja seadistamine

SPOKU dokumentide automaatseks registreerimiseks on Amphoras loodud spetsiaalne kasutaja ja kasutajagrupp. Veenduge, et sellel kasutajagrupil oleksid sisse lülitatud järgmised poliisid:

1) Dokumendi menetlusringi/delegeerimise loomine
2) Dokumendi metaandmete muutmine
3) Dokumendi metaandmete vaatamine
4) Dokumendi piirangute muutmine
5) Dokumendi piirangute nägemine
6) Dokumentide registreerimine lubatud
7) Seose lisamine
8) Versioonide lisamine
9) Versioonide kustutamine
10) Mallide kasutamine
11) Kataloogide lisamine
12) Rollide loomine
13) Dokumendi avalikustamine
14) Põhifaili avalikustamine

Oluline

SPOKU kasutaja ning kasutajagrupi seadistamine toimub Amphora klienditoe poolt.

Dokumendi esmakordne saatmine SPOKUst

Vormi automaatne genereerimine

Esmakordsel avalduse saatmisel SPOKU-st Amphorasse loob süsteem automaatselt SPOKU dokumendile vastava vormi ning registreerimisprofiili, mis nimetatakse SPOKU dokumendi pealkirja järgi.

  • Vormi väljade laius on 750px (v.a. kuupäevade väljad).
  • Süsteemi loodud SPOKU vormi saab vaadata ja muuta minnes Admin -> Vormide häälestamine.
  • Loodud registreerimisprofiili leiab Admin -> Profiilid.

Registreerimisprofiil ja automaatsed menetlused

Oluline

SPOKU vormi registreerimisprofiile ei tohi kustutada!

Registreerimisprofiili juurde luuakse automaatselt menetlus "Saabuvad dokumendid registreerimiseks" ja roll "Kantselei", mille leiate menüüst Admin -> Rollid. Loodud automaatne menetlus on suunatud Kantselei rollile.

Soovi korral saab automaatse menetluse registreerimisprofiili juurest eemaldada või selle asendada mõne muu automaatmenetlusega minnes Admin -> Automaatsed menetlused. Automaatse menetluse loomisel ei pea tingimata kasutama rolle vaid võib valida ka tavalisi kasutajaid, juhend seadistamiseks asub siin.

Oluline

Kui menüülink Rollid ei ole Admin all nähtav, tuleb sisse lülitada poliisid Rollide loomine ning Rollide, asendajate ja vastutajate administreerimine.

Roll "Kantselei" on loodud selleks, et asutus saaks määrata kasutajad, kes tegelevad saabuvate dokumentidega esmajärjekorras.

Kataloog "Saabuvad dokumendid registreerimiseks"

Esimese dokumendi saatmisel SPOKU-st loob süsteem kataloogi "Saabuvad dokumendid registreerimiseks". See määratakse vormi vaikimisi kataloogiks, kuhu kõik selle vormiga loodud dokumendid automaatselt salvestatakse.

Oluline

SPOKU vormil peab kindlasti olema vaikimisi kataloog!

Vaikimisi kataloogi saate muuta Admin -> Vormide häälestamine. Otsige üles SPOKU vorm, mille kataloogi soovite muuta ning klõpsake sellel.

Seejärel vormi häälestamise vaates näete allpool paneeli SPOKU vormi nimega (1), kus on väli Kataloog. Klõpsake mutrivõtmekesel (2), et vaikimisi kataloogi muuta.

!Vaikimisi kataloogi muutmine

Teile avaneb vormi välja muutmise vaade. Siin saate muuta vaikimisi kataloogi, kui klõpsate nupul Vali (3) välja Vaikeväärtus järel. Teile avaneb aken liigitusskeemiga, valige sobiv kataloog ning salvestage vajutades linnukesele prügikasti ikooni kõrval (4).

!Vaikimisi kataloogi muutmine

Salvestage ka vormi uuendused.

Uue vormi loenduri koosseisu lisamine

Kui SPOKU dokumentide vaikimisi kataloogile on seadistatud loendur, tuleb uus vorm lisada ka kataloogi loenduri koosseisu, et SPOKU-st tulnud dokumendid automaatselt numbrid saaksid. Kui kataloogis kasutatakse kirjavahetuse üldloendurit (loendur majakese ikooniga üksuse all), peab vormi lisama ka kirjavahetuse üldloenduri koosseisu.

Kataloogi loenduri muutmise juhend asub siin.

Uue vormi avalikustamine

Uus SPOKU vorm on küll avalikuks tehtud (Nähtav avalikus vaates linnukene on vaikimisi sisse lülitatud), kuid vormil on kõik väljad ja paneelid vaikimisi mitteavalikud.

Vormi väljad või paneelid saate avalikuks teha, minnes Admin -> Vormide häälestamine ning avades vastav SPOKU vorm.

Allpool asuvas "Paneelid" sektsioonis saate määrata, millised staatilised väljad (nt "Pealkiri", "Number") ja paneelid (nt "Asjad", "Seosed") on avalikus vaates nähtavad. Andmete avalikuks tegemiseks märkige soovitud välja või paneeli real linnuke "nähtav avalikus vaates". Täpsemalt saate lugeda siit.

!Vormi paneelid

Kui kõik vajalikud linnukesed on lisatud, tuleb vorm Salvestada.

Pärast esimest saatmist

Pärast Amphora vormi seadistamist kontrollige SPOKU-s, kas vormile on lisatud õige Amphora vormi ID. Kuigi ID peaks lisanduma automaatselt, on kontroll vajalik topeltvormide vältimiseks. Amphora vormi ID leiab Admin -> Vormide häälestamine vormide loetelust.

!Vormi ID

Vormide versioonimine

SPOKU-s tehtud vormi muudatused (andmeväljade lisamine, kustutamine, identifikaatorite või pealkirjade muutmine) kanduvad automaatselt üle Amphorasse järgmise avalduse saatmisel. Süsteem uuendab nii vormi kui ka registreerimisprofiili välju automaatselt. Kasutaja sekkumine ei ole vajalik.

Kui vorm uueneb, kannab Amphora kõik olemasolevad SPOKU vormi õigused ja seadistused automaatselt üle uuele versioonile. See hõlmab kasutajagruppide ja üksuste õigusi vormi näha ning kõiki seadistusi (vaikimisi lisa ja vastuse vormid, paneelide märgistused).

Oluline

Vastupidi ei ole võimalik vorme muuta, st et Amphoras tehtud vormide muudatused ei kandu üle SPOKU-sse. Soovitav on SPOKU vorme Amphoras mitte muuta. Vormide muutmisel Amphoras võib esineda soovimatuid kõrvalnähtusi, seega tuleb vajadusel vorme muuta ainult SPOKUs.

Pärast vormi uuendamist saab uusi dokumente registreerida ainult vormi uusima versiooniga. Vanemate versioonidega loodud dokumentide muutmine jääb endiselt võimalikuks.

Kui vorm uueneb, lisatakse eelmise versiooni nimele sulgudes ID, et seda oleks lihtne eristada kehtivast versioonist.

Kehtiv vorm:

!Kehtiv vorm

Arhiveeritud vorm:

!Arhiveeritud vorm

Kõiki vormi versioone näete menüüst Admin -> Vormide häälestamine. Vormil klõpsates avaneb vormi muutmisvaade. Mitme versiooniga vormide puhul kuvatakse rippmenüü, kust saate vaadata (kuid mitte muuta) eelmisi versioone koos nende loomise kuupäevadega. Ühe versiooniga vormide puhul rippmenüüd ei kuvata.

!Versioonide rippmenüü

HTML ja DOCX mallide kasutamine SPOKU vormidega

SPOKU vormidega saab kasutada nii HTML kui ka DOCX formaadis malle. Mõlemat tüüpi malle on võimalik seadistada vaikimisi mallideks.

HTML mallid

Registreerimise profiili (Admin -> Profiilid) vaatesse on lisatud Kasuta vaikemalli (tekstiredaktor) linnukene. Antud linnukene peab olema sisse lülitatud, kui soovite seda funktsionaalsust kasutada.

SPOKU taotlustele saate seadistada vaikimisi HTML malle, mis toimivad järgnevalt:

  1. Lisage SPOKU vormi väljadele "ID mallil" tunnus (täpsem juhend SIIN)
  2. Sisestage mallile vormi väljade mallielemendid
  3. Kui taotlus Amphoras registreeritakse, asendatakse mallielemendid automaatselt väljade väärtustega ning need kuvatakse tekstiredaktoris. Taotlusele vastamisel saate need andmed vastusdokumenti üle kanda. 

!Vaikimisi linnukene

Malli vaikimisi malliks seadistamiseks märkige malli seadistuse vaates linnuke "Vaikimisi mall".

!Vaikimisi mall

DOCX mallid

SPOKU vormide jaoks DOCX malli loomine ja Amphorasse laadimine ei erine tavalisest vormile DOCX malli loomisest ja laadimisest. DOCX mallide loomise kohta on olemas eraldi juhend. Selle juhendiga saate tutvuda SIIT.

Registreerimisprofiili lisaseadistused

Tingimuslik automaatse menetluse või vastutava isiku valik

Süsteem käivitab automaatse menetluse või määrab vastutava isiku ülesande vastavalt vormi välja sisule. Näiteks on võimalik Kooli vastuvõtmise taotlusel suunata meneltus ametnikele vastavalt sellele, kuhu kooli taotleja soovib õppima minna.

Tingimusliku meneltuse valiku leiab vastava paneeli juurest:

!Tingimuslik valik

Uuel registreerimisprofiilil ei ole veel ühtegi reeglit seadistatud. Uue reegli lisamiseks tuleb vajutada nuppu Lisa uus reegel. Pärast seda lisatakse reeglite tabelisse uus rida.

!Uue reegli lisamine

  1. Lisa uus reegel nupp – saab lisada uue reegli, kui eelmine reegel on seadistatud.
  2. XML andmeväli, mille seest väärtust otsitakse. Kuvatakse XML andmevälja pealkiri (label).
  3. Väärtus – täpne väärtus, mis peab XML andmeväljal olema, et antud tingimusliku menetluse reegel rakenduks.
  4. Automaatse menetluse (A) või vastutava isiku (V) valik.
  5. Vastavalt valikult kuvatakse rippmenüüs kas kõik olemasolevad automaatsed menetlused või kõik asutuse kasutajad.
  6. Kustuta nupp, millega saab reegli registreerimisprofiililt kustutada.

Kui menetluseks on valitud vastutav isik, siis avaneb lisavalikute menüü, kust saab määrata seda, kas käivitatakse vastutava isiku ülesanne ning ülesande tähtajad.

!Ülesande lisamine

  1. Vastutava isiku korral ilmub nähtavale nupp, millega on võimalik avada/sulgeda vastutava isiku lisavalikuid.
  2. Vastutava isiku lisavalikud. Lisa ülesanne aktiveerib vastutaval isikul ülesande (lisab dokumendil vastutava isiku paneelis vastutavale isikule linnukese Tekita tööülesanne ette). Tähtaegade kastidesse saab sisetada ülesande tähtajad päevades.

Automaatne registreerimine asja koosseisu

Registreerimisprofiilis on võimalik seadistada ka reegel(id) selle kohta, millise asja sisse taotlus peaks automaatselt registreeruma. Et asja koosseisu registreerimine aktiveerida, tuleb teha linnuke vastavasisulise kasti sisse.

Automaatset asja koosseisu registreerimist on kahte tüüpi: etteantud asja koosseisu lisamine või automaatselt leitava asja koosseisu lisamine.

Etteantud asja koosseisu lisamine

Etteantud asi on üks kindel asi, mille sisse kõik antud vormiga registreeritud avaldused lisatakse.

!Etteantud asi

  1. Kataloog, kust seest asja otsitakse.
  2. Asi, mis asub punktis 1 valitud kataloogis ning mille koosseisu avaldusi lisama hakatakse.

Kõik ülejäänud asja sisse registreerimisest tulenevad seadistused (nt dokumendi number asja kaudu) tuleb teha väljaspool registreerimisprofiili.

Automaatselt leitava asja koosseisu lisamine

Automaatselt leitava asja koosseisu lisamisel kasutatakse samuti reeglite süsteemi sarnaselt tingimuslikule menetlusele. Antud valik võimaldab vastavalt kindlale andmevälja sisule registreerida dokument kindla asja koosseisu.

Oluline

Kohustuslik on täita kõik reegli väljad.

!Automaatselt leitav asi

  1. Nupp, mis lisab uue asja koosseisu lisamise reegli.
  2. Kataloogi, mille sees soovitud asi asub.
  3. Asi, mille koosseisu dokument soovitakse registreerida.
  4. XML-i andmeväli, kust võetakse väärtus mille järgi asja koosseisu registreerimine toimub.
  5. Täpne XML andmevälja väärtus, mille alusel toimub asja koosseisu registreerumine.
  6. Nupp, mis kustutab antud reegli.

Näiteks antud pildil on illustreeritud näide, kus avaldus registreeritakse Kooli vastuvõtu avaldused asja sisse ainult sellisel juhul, kui Soovitud kool andmeväljale on kirjutatud Rae Valla Kool.

Reegleid saab lisada nii palju kui on tarvis.

Oluline

Tühja reeglit (millel ei ole kõik väljad täidetud) ei ole vaja reeglite nimekirjast kustutada, seda ei salvestata.

Pealkirja moodustamine mitmest andmeväljast

Taotluse registreerimisel on võimalik seadistada ka pealkiri ning pealkiri veebis, mis koosneb mitmest vormi andmeväljast ning vabast tekstist. Näiteks on võimalik koostada pealkiri Kooli vastuvõtu taotlus (Rae Vald) Kati Karu 6003948394.

Mitmest andmeväljast seadistatud pealkirjad hakkavad tööle siis, kui vastavasisuline linnuke on sisse lülitatud. Andmebaasi lisatakse vaid kaks pealkirja tekstivälja, XML andmevälja rippmenüüd on vaid abiks õigete väljade leidmisel.

!Pealkiri mitmest andmeväljast

  1. Pealkiri (sisekeskkonnas). Pealkirja lahtrisse on võimalik kirjutada ainult vabateksti, ainult XML-i andmeväljast pärit infot või eelnevate kombinatsiooni. XML-i andmeväljad märgitakse kandiliste sulgudega ning neid ei tohi muuta.
  2. Pealkiri veebis (avalikus vaates). Kehtivad samad nõuded, mis tava pealkirja kohta.
  3. XML andmevälja valiku rippmenüü. Rippmenüüst on võimalik valida väli, mida soovitakse pealkirja lisada.
  4. Lisa nupp, millega valitud XML-i andmeväli pealkirja lahtrisse kantakse.

Kui on sisse lülitatud valik Pealkiri mitmest andmeväljast, siis nii pealkiri kui pealkiri veebis tekstiväljad ei tohi jääda tühjaks.

Automaatsele menetlusele vastutava isiku lisamine

Automaatsele menetlusele on võimalik seadistada juurde ka vastutav isik. See tagab selle, et igal avalduse vormil oleks kindlasti vastutav isik.

Et automaatsele menetlusele lisada vastutavat isikut, tuleb valida Automaatne menetlus ning esmalt valida rippmenüüst soovitud automaatmenetlus. Pärast seda tulevad nähtavale vastutava isiku lisamise seaded.

!Automaatne menetlus

  1. Automaatse menetluse valiku rippmenüü. Valikus on kõik automaatmenetlused, mis on seadistatud Admin -> Automaatsed menetlused all.
  2. Lisa vastutav isik valik. See tuleb sisse lülitada, kui soovitakse lisaks automaatsele menetlusele ka vastutavale isik avaldusele lisada.
  3. Vastutava isiku valiku rippmenüü. Valikusse tulevad kõik selle kasutaja üksuse kasutajad, kes registreerimisprofiili antud hetkel seadistab.
  4. Lisa ülesanne valik. Lisab vastutavale isikule ka menetlusülesande (tekib linnuke Tekita tööülesanne ette dokumendi vastutava isiku paneelis).
  5. Ülesande tähtaeg päevades.
  6. Vastamise tähtaeg päevades.

Kui selline seadistus on tehtud, siis avalduse saabumisel Amphorasse käivitatakse automaatne menetlus kui ka lisatakse ülesanne vastutavale isikule.

Juurdepääsupiirangu lisamise tingimused

Registreerimisprofiili seadetes on "Tegevused" paneel, kus on võimalik lisada teatud tingimused, mille alusel Amphora saab otsustada, kas saabunud dokumendile on vaja lisada kataloogi vaikeseadetes olev juurdepääsupiirang või mitte.

Antud funktsionaalsust on mõistlik kasutada eelkõige nende taotluste ja avalduste puhul, mille esitajad võivad olla kas eraisikud või juriidilised isikud. Ehk siis eraisiku puhul on saabunud taotlusele vaja lisada juurdepääsupiirang ning juriidilise isiku puhul mitte. Kuna tavaliselt registreeritakse nii eraisiku kui ka juriidilise isiku taotlused samasse kataloogi, siis varem sellist võimalust Amphoras ei olnud.

"Tegevused" paneel:

!Tegevused paneel

  1. XML andmeväli, mille seest väärtust otsitakse.
  2. Reegli tüübi valiku rippmenüü. Kokku on kuus valikut - Võrdne, Ei ole võrdne, Algus sisaldab, Lõpp sisaldab, Sisaldab ning Ei sisalda. Vaikimisi on valitud Võrdne reegli tüüp.
  3. Välja väärtus – täpne väärtus, mida Amphora uue dokumendi saabumisel võrdleb kasutades valitud reegli tüüpi.
  4. Tegevuse valik. Kokku on kaks valikut - Aktiveeri ja Deaktiveeri.

Kui tingimus on tõene ning tegevuseks on valitud Aktiveeri, siis Amphora lisab saabunud dokumendile piirangu.
Näide: XML väljaks on valitud "taotleja", reegli tüüp on Võrdne ning välja väärtuse väljale on kirjutatud "eraisik". Kui saabunud dokumendil on "taotleja" väljal väärtus "eraisik", siis tingimus on tõene ning käivitatakse Aktiveeri tegevus, millega lisatakse juurdepääsupiirang.

Kui tingimus on tõene ning tegevuseks on valitud Deaktiveeri, siis Amphora ei lisa saabunud dokumendile piirangu.
Näide: XML väljaks on valitud "taotleja", reegli tüüp on Võrdne ning välja väärtuse väljale on kirjutatud "asutus". Kui saabunud dokumendil on "taotleja" väljal väärtus "asutus", siis tingimus on tõene ning käivitatakse Deaktiveeri tegevus, millega Amphora ei lisa sellele dokumendile piirangu, kuigi kataloogil on vaikimisi piirang olemas.

Kui tingimus ei ole tõene, siis Amphora ignoreerib valitud tegevuse ning lisab vaikimisi kataloogi piirangu.

NB! Juurdepääsupiirangu alus ja muu info võetakse kataloogi seadetest. Seega on oluline, et kataloogil oleks vaikimisi juurdepääsupiirang seadistatud.

SPOKU seadistamise juhend

SPOKU-poolne seadistamise juhend on leitav sellelt aadressilt.

Viimati muudetud: ‎7. ‎veebruar ‎2020, ‏‎16:47:02