Arved

---

1. Ostuarved
   a. Ostuarvete listivaade
   b. Ostuarvete lisamine käsitsi
   c. Ostuarvete konteering
   d. E-kirjana tulnud ostuarve registreerimine
   e. Otse saabunud ostuarved
   f. Ostuarvete menetlemine
2. Müügiarved
   a. Asutuse lisamine
   b. Müügiarvete eksport PMEN-ist Amphorasse
   c. Müügiarvete saatmine

---

Ostuarved

Ostuarved saabuvad Amphorasse erinevat moodi. Kui Amphora klient kasutab Amphora e-arvete funktsionaalsust, siis ostuarved saabuvad otse Arved moodulisse ning neid arveid ei ole vaja eraldi lisada.

Samas on võimalik lisada e-postkasti (nii Outlook-ist kui ka otse E-kirjad moodulist) kui ka DHX moodulisse tulnud ostuarveid. Selle jaoks on olemas registreerimise profiil nimega arve. Käsitsi arve lisamine on ka olemas.

Ostuarvete listivaade

1. Filtreerimise võimalused. Kuna ostuarvetel on erinevad staatused, siis selle abil on võimalik teha nähtavaks ostuarveid konkreetsete staatustega.
2. Saada menetlusse nupu abil on võimalik ostuarveid menetlusse saata. Tuleb panna linnukene ostuarve ette ning vajutada selle nupu peale.
3. Saada RPMi nupu abil on võimalik ostuarveid raamatupidamisprogrammi saata. Tuleb panna linnukene ostuarve ette ning vajutada selle nupu peale.
4. Objekti saatmine e-kirjaga nupu abil on võimalik ostuarveid e-postiga välja saata. Tuleb panna linnukene ostuarve ette ning vajutada selle nupu peale.
5. Kustuta nupu abil on võimalik ostuarved ära kustutada. Peale kustutamist jõuab ostuarve Prügikast-i moodulisse ning sealt on seda ostuarvet võimalik veel taastada.
6. Arvete eksportimise võimalused - XLSX ja CSV.
   
7. Listivaate erinevad veerud. Siin on võimalik sorteerida veergude järgi.
8. Iga veeru all on olemas otsingu väli. Siin on võimalik kasutada otsingut.
   Tekstilise otsingufraasi puhul piisab otsingufraasi sisestamisest ning ENTER klahvi vajutamisest.
   Kuupäeva veeru puhul on vaja sisestada nii algus- kui ka lõppkuupäeva (näiteks 01.01.2021 - 31.12.2021) ning seejärel vajutada ENTER klahvi.
   Selleks, et otsing/filter tühistada, on vaja vajutada filtri ikoonile ning valida Ei rakenda filtrid.
   

Ostuarvete lisamine käsitsi

Ostuarveid on võimalik käsitsi lisada. Eelkõige sobib see paberkandjal ostuarvete registreerimiseks. Selleks tuleb kasutada Arved mooduli all olevat Lisa ostuarve nuppu.

Avaneb ostuarve lisamise vaade:

1. Dokumendi nimi. Vaikimisi on sinna kirjutatud Arved. Selline nimi võib jääda. Samas võib lisada ka arve numbri Dokumendi nimi väljale.

2. Ostuarve fail on tavaliselt PDF fail. Faili on võimalik valida enda arvutist(kui see fail on arvutis olemas) või siis skaneerida juhul kui arve on paberil.
   Arvetel, mis tulevad e-posti või DHX teel, tõenäoliselt on XML fail põhifaili kohal. Kui faili ei ole, siis võib selle punkti vahele jätta. PDF fail on kohe nähtav kasutajale peale lisamist.

   

3. Siin saab valida kataloogi, kuhu antud ostuarve salvestatakse. Kuigi kaustapuud ei ole ostuarved moodulis olemas, kausta valik on siiski tähtis.
   Kui asutusel on palju allasutusi ning osad töötajad ei tohi näha teiste asutuste ostuarveid, siis tuleb kasutada erinevaid kaustu(näiteks iga allasutuse jaoks eraldi kaust) ning piirata ülejäänud kaustade õigused.

4. Ostja on alati ostuarve saaja, ehk siis see keskkond, kes arve vastu võttis. Rippmenüüst on võimalik valida enda asutus. Tegu on kohustusliku väljaga

5. Müüja on ostuarve saatja. Rippmenüüst on võimalik õige asutus valida. Juhul kui seda asutust ei ole valikus olemas, on võimalik see asutus lisada.
   Selleks tuleb vajutada valgele ikoonile, mis asub rippmenüü taga. Tegu on kohustusliku väljaga

   

   Kui õige asutus on olemas, kuid vajalikud andmed on puudu, siis saab neid andmeid lisada. Selleks peab vajutama pliiatsi ikoonile, mis asib samamoodi rippmenüü taga.

   Pliiatsi ikoon ilmub nähtavale alles siis kui mingi asutus on rippmenüüst valitud.

   

   Rippmenüü otsingusse on võimalik otsitavat asutust ka kirjutada.

   Näide:

   

6. Saaja ja maksja lisamine. Tegu ei ole kohustusliku väljaga.
   Milleks on see vajalik? Näiteks isik ostab valla kaudu endale kauba, vald maksab selle eest ning isik saab selle kauba kätte. Sellisel juhul paneme saajaks isiku ja maksjaks valla.

7. Ostuarve üldised andmed. Arve number on kohustuslik väli, ülejäänud väljad ei ole kohustuslikud. Maksumust ei ole võimalik muuta, see tuleb otse arveridade gruppist.
   Staatust ei ole võimalik muuta. Vaikimisi on Staatus saabunud, kui esimest korda ostuarvet lisatakse. Kui ostuarve saadetakse menetlusse, siis muutub ka Staatus – menetluses.

8. Arveridade gruppi tuleb lisada tooted/teenused, mille eest peab maksma. Summa kokku arvutab Amphora ise. Pildi peal on lihtsustatud arveridade gruppi vorm, kus on väga vähe erinevaid välju.
   Lisades linnukene Näita rohkem välju ette, tuleb lahti palju uusi välju.

   

Järgmine samm oleks konteeringute lisamine.

Lisaks on võimalik ostuarvet seostada mõne muu arvega või isegi dokumendiga, kirjaga ja asjaga. Selle jaoks on olemas paneel nimega Seosed. Tuleb vajutada Lisa nupu peale ja valida objekt, millega peab antud ostuarve seostama.

Juhul kui ostuarvel on kaasas mitu faili, siis neid faile on võimalik lisada Lisafailid paneeli. Selleks tuleb kasutada Lisafailid paneeli peal olevat Uus nuppu.

Ostuarvete konteering

Ostuarvete konteeringu jaoks on tehtud eraldi paneel. Selleks, et konteeringuid lisada, peab enne arveridade gruppi ridu lisama. Uusi konteeringu kandeid on võimalik lisada kahte moodi.

1. Lisada iga kanne eraldi. Selleks tuleb vajutada + ikoonile, mis asub konteeringu paneelis.

   

2. Lisada korraga iga arverea kohta kanne. Selle jaoks on olemas Lisa konteeringu kanne iga arverea kohta nupp.

   

Kui konteeringu read on lisatud, tuleb sisestada vajalikud andmed:

• Pearaamatu konto
• KM kood (tuleb arverealt kaasa juhul kui selline kood on valikus olemas)
• Netosumma (tuleb arverealt kaasa)
• Dimensioonid (kululiigid, tululiigid, tegevusalad jne koos dimensiooni väärtustega)

Konteeringu malle on võimalik salvestada. See on kasul selleks, kui iga kuu tuleb samasugune arve. Sellisel juhul ei pea iga kord konteeringu kandeid lisama.

Kui konteeringu kanded on loodud, tuleb sisestada malli nimi ja vajutada Salvesta mall nuppu.

Olemasolevaid konteeringu malle on võimalik Vali konteeringu mall rippmenüüst valida ja vajadusel kustutada.

Konteeringu kandeid on võimalik valida teise arve juurest. Selleks on vaja valida Vali arve konteeringu malliks rippmenüüst juba salvestatud arve ning selle arve konteeringu ilmuvad alla.

E-kirjana tulnud ostuarve registreerimine

E-kirjana tulnud ostuarvet on võimalik otse registreerida Arved moodulisse. Otse registreerida on võimalik Amphora E-kirjad moodulist ja Outlook-ist.

E-kirjad moodul

Selleks, et kasutada Amphoras E-kirjad moodulit, on vaja seadistada e-posti aadress, kuhu laekuvad ostuarved.

E-kirjad moodulis on olemas rippmenüü nimega Registreeri. Enne tuleb soovitud e-kirja ette linnukene panna, mida on soovi registreerida. Vajutades selle rippmenüü peale tulevad valikusse erinevad registreerimise profiilid. Tuleb valida arve.

Juhul kui e-kirja manuses on olemas XML fail, siis enamus andmed on kohe täidetud. Vaja on ainult konteeringu kanded lisada. Amphora oskab XML faile töödelda ning sealt infot kätte saada. Kui aga XML faili ei ole, siis on arvatavasti kaasas PDF fail, mis läheb põhifaili kohale. Üldised andmed on vaja käsitsi lisada.

Outlook

Selleks, et Outlook-ist oleks võimalik ostuarveid registreerida, on vajalik Amphora kliendi ja Outlook kliendi olemasolu. Kui antud tarkvara ei ole installeeritud ja seadistatud, tuleb võtta ühendust enda keskkonna IT osakonnaga ning lugeda töökoha seadistamise juhendit.

Kui tarkvarad on õigesti installeeritud ja seadistatud, siis Outlook-is ülemisele ribale tekivad Amphora valikud (Sünkromiseeri Amphoraga ja Registreeri e-kiri).
E-kiri, mida on soovi registreerida Amphorasse, tuleb lahti võtta ning Registreeri e-kiri rippmenüüst valida Ostuarve. Seejärel saadetakse kõik e-kirjas olev info ostuarve vormile.

Juhul kui e-kirja manuses on olemas XML fail, siis enamus andmed on kohe täidetud. Vaja on ainult konteeringu kanded lisada. Amphora oskab XML faile töödelda ning sealt infot kätte saada.
Kui aga XML faili ei ole, siis on arvatavasti kaasas PDF fail, mis läheb põhifaili kohale. Ülejäänud andmed on vaja käsitsi lisada. Vt. ostuarve lisamise peatükki.

Võimalik on Outlook-is otse Kõik listist e-kirja registreerida. Selleks peab e-kirja peale vajutama hiire parema nupuga, edasi Registreeri Amphoras -> Ostuarve.

DHX moodulist ostuarve registreerimine

Kui ostuarve on saabunud DHX moodulisse, siis tuleb see registreerida. DHX moodulis Saabunud sõnumite all tuleb ülesse otsida ostuarve ning vajutada ikooni peale ning sealt valida arve.

Edasi ostuarve lisamine toimub täpselt samamoodi nagu e-kirjana tulnud ostuarve lisamine.

Kui XML fail on olemas, siis tuleb lisada konteeringu kanded.
Kui XML faili ei ole, kuid PDF fail on olemas, siis tuleb lisada üldised andmed ja konteeringu kanded.

Otse saabunud ostuarved

Kui keskkond on seadistatud korrektselt, siis enamus arveid hakkab tulema otse ostuarvete listi. Seega töötajad ei pea ise neid registreerima.

Otse saabunud arved tavaliselt omavad XML faili, seega üldine info on kohe täidetud ning on vaja ainult konteerigu kanded lisada.

Uue saabunud arved on paksu (bold) kirjaga. Kui kasutaja teeb kirja lahti, siis paks (bold) kiri muutub tavaliseks.

Ostuarvete menetlemine

Ostuarveid on võimalik menetleda peaaegu samamoodi nagu dokumente või kirju. Erinevus seisneb selles, et ülesande tüübiks ei saa valida Allkirjastamiseks, Teadmiseks ja Täitmiseks.

Ülesande tüübi valikut üldse ei ole, kõik ülesanded on Kooskõlastamiseks.

1. Suunamise nimetus paneb Amphora ise kokku ning see koosneb ostuarve kogusummast ning saatja asutusest. Samas suunamise nimetust on võimalik muuta, kui selline vajadus tekib.
2. Suunamise seletuse väljale on võimalik panna antud suunamise seletuse, koos erineva kasuliku infoga.
3. Siin saab valida menetluse tüübi. Ostuarvete puhul on vaikimisi menetluse tüüp Järjestiktäitmiseks. Valida saab ka Paralleeltäitmiseks.
   Järjestiktäitmiseks – ülesande saab esimene isik ning teine saab selle alles pärast esimese ülesande tehtuks märkimist.
   Paralleeltäitmiseks – kõik isikud saavad ülesande samaaegselt.
4. Isikud nupu abil on võimalik valida isikuid, kellele on vaja antud ülesanne saata.
5. Kui isik(ud) on valitud, siis saab nendele personaalselt kommentaari lisada ülesande kohta, märkida ära milliseid arveridu nemad kooskõlastavad ning lisada ülesande tähtaeg. Kommentaar ja tähtaeg ei ole kohustuslikud.

Kui kõik need punktid on tehtud, siis tuleb vajutada Saada nupu peale ning menetlus on loodud.

---

Müügiarved

Asutuse lisamine

Tuleb kindlaks teha, et asutus, millele on vaja müügiarvet saada, on Amphoras olemas. Asutust on võimalik importida nii PMEN programmist otse kui ka lisada Amphoras käsitsi.

Importimine PMEN programmist

Selleks, et lisada asutus otse PMEN-ist, on vaja PMEN programmis lahti teha Arvelduse aken. Seejärel tuleb minna Import/eksport -> Eksport -> E-arveteoperator -> Asutus/isik.

Autentimiskoodi aknas tuleb valida keskkond, kuhu tuleks asutus (asutused) lisada. Juhul kui PMEN on seotud ainult ühe keskkonnaga, siis seal valikus on ainult üks keskkond.

Järgnevas aknas tuleb valida asutus. Võib ka korraga importida mitu asutust. Selleks on vaja hoida all CTRL klahvi ja hiirega märgistada asutused, mida tuleks importida.

OK nupu peale vajutades imporditakse asutus(sed) Amphora keskkonda.

Seega tuleb e-posti aadress käsitsi lisada. Võime seda teha otse arve juures või siis asutuse moodulis.

Arve juures tuleb Ostja asutuse real vajutada „pliiatsi“ nupule.

See nupp viib asutuse muutmisvaatesse.

E-posti aadressi lisamiseks sisestada Aadress väljale e-posti aadress ning vajutada Lisa nuppu.

Aadressi lisamiseks sisestada kõik andmed (maakond, linn/vald, tänav, number, indeks). Juhul kui linn või vald on puudu valikus, tuleks lisada tänava reale. Lisa nupp lisab asutuse.

Kui e-posti aadress ja asukoha aadress on lisatud, tuleb vajutada Salvesta nuppu ning Amphora viib tagasi müügiarve juurde.

Asutuse lisamine otse Amphora keskkonda

Teine variant oleks asutuse lisamine otse Amphora keskkonnas. Selleks peab valima Asutused mooduli ja Lisa uus.

Krediidiinfo otsingu väljale on vaja kirjutada asutuse nimetus (või osa nimetusest). Kui otsingu tulemustes on olemas asutus, mida soovite lisada, tuleb selle asutuse peale vajutada.

Amphora kuvab asutuse andmed, kuid need ei ole asutuse vormile veel lisatud. Selleks on vaja vajutada Lisa andmed vormile nuppu.

Müügiarvete eksport PMEN-ist Amphorasse

Müügiarve saatmine PMEN programmist Amphorasse:

1. Tuleb lahti võtta Arveldused aken.

2. Import/eksport -> E-arvete operator -> Arved.

   

3. Autentimiskoodi aknas valida keskkond, kuhu tuleks müügiarved eksportida.

4. Arve trükkimise kombinatsiooni aknas tuleks valida vastav arve kombinatsioon.
5. Arvete registri aknas on vaja märgistada müügiarve(d), mida on soov eksportida Amphora keskkonda. Valida saab korraga ka mitu müügiarvet.
   Selleks tuleb hoida all CTRL klahvi ning hiirega valida müügiarved. OK nupu peale vajutades ekspordib PMEN valitud arved Amphorasse.

Müügiarvete saatmine

Kõik müügiarved, mis tulevad RMP-st, on staatusega Imporditud.

Selleks, et müügiarve edukalt adressaadini jõuaks, peavad olema täidetud järgmised tingimused:

• Ostja asutusel peab olema registrikood. See tuleb PMEN importimisega kaasa.
• Ostja asutusel peab olema e-arve operaator. PMEN-ist eksportides või käsitsi Amphoras asutuse lisamisel tuleb e-arve operaator automaatselt kaasa siis kui asutuse registrikood on tõene.
• Ostja asutusel peab olema e-posti aadress.Kui PMEN programmis on e-posti aadress sisestatud, siis müügiarvel ostja asutuse e-posti aadress on olemas.
• Ostja asutusel peab olema asukoha aadress. Kui PMEN programmis on asukoha aadress korrektselt sisestatud, siis müügiarvel ostja asutuse aadress on olemas.
• Ostja asutusel peab olema pangakonto. Kui pangakonto on puudu, Amphora kuvab saatmisel vastava teavituse ning müügiarve välja ei saadeta.

Müügiarvet saab välja saata nii müügiarvete listivaatest kui ka müügiarve muutmisvaatest.

Listivaade – tuleb panna linnukene müügiarve ette ning vajutada Saada nuppu.

Muutmisvaade – tuleb vajutada Saada nuppu.

---

Viimati muudetud: ‎‎22. oktoober ‎2023, ‏‎17:37:00