Kirjavahetus

  1. Kirjad dokumentide moodulis
  2. Vana kirjavahetuse moodul
    a. Kirjade registreerimine ja vastamine
    b. Sissetulnud kirja registreerimine
    c. Saadetava kirja registreerimine
    d. Otsing
  3. Kirjad dokumendi moodulis arendusele üleminek

Kirjad dokumentide moodulis

Amphora 12.7 versioonis arendati dokumentide moodulisse kirjavahetuse funktsionaalsus. See tähendab seda, et edaspidi hakatakse kirju registreerima dokumentide moodulis. Erinevalt kirjavahetuse moodulist on dokumentide moodulis ainult üks kirja vorm Kiri ning seda tuleb kasutada iga kirja registreerimisel.

Kirjad dokumentide moodulis juhend asub siin.

Vana kirjavahetuse moodul

Oluline

Allolev juhend kehtib keskkondadele, mis ei ole üle läinud Kirjad dokumentide moodulis arendusele.

Kirjavahetuse moodul koondab kogu asutuse suhtluse välismaailmaga - kirjavahetuse. Moodul võimaldab registreerida algatuskirju ja vastuskirju.

Kirjade registreerimine ja vastamine

Kirjad jagunevad Amphoras kaheks:

  • laekunud ehk sisse tulnud kirjad
  • saadetavad ehk väljaminevad kirjad

!Kirjavahetuse moodul

Sissetulnud kirja registreerimine

Sissetulnud kirja registreerimisekstuleb vajutada Kirjavahetus mooduli menüü all olevale lingile Lisa laekunud. Avanenud vormil täita vajalikud andmeväljad. Kirja saatjat on võimalik valida juba olemasolevateisikute või asutuste seast. Edasi tuleb vajutada Salvesta nupu peale.

!Kirja saatja väljad

Juhul kui kiri on asutusesiseseks kasutamiseks (vajadus piirata avalikkusele minevat infot), siis tuleb täita enne Salvesta nupu vajutust ka Piirangud paneel.

!Piirangute paneel

Saadetava kirja registreerimine

Saadetava kirja registreerimiseks tuleb vajutada Kirjavahetus mooduli menüü all olevale lingile Lisa saadetav. Avanenud vormil täita vajalikud andmeväljad. Sõnumi saajad saab valida ka eelnevalt salvestatud kontaktibaasist, selleks vajuta Sõnumi saaja paneelil vali. Pärast vajalikke metaandmete täitmist vajuta Salvesta.

!Kirja saaja väljad

!Asutuste valimine

Juhul kui kiri on asutusesiseseks kasutamiseks (vajadus piirata avalikkusele minevat infot), siis tuleb täita enne Salvesta nupu vajutust ka Piirangud paneel.

Otsing

Otsing võimaldab leida kirju, teades ainult osalist informatsiooni kirja kohta. Kirja otsinguks tuleb vajutada Kirjavahetus mooduli menüüs lingile Otsi. Peale kriteeriumite sisestamist tuleb vajutada nuppu Otsi.

Otsinguvormil on võimalik salvestada kiirpäring, näiteks minu vastamata kirjad. Selleks tuleb kasutajal otsinguvormil täita "linnukestega" lahtrid vastamata, laekunud ja saadetud. Allservas tuleb kirjutada uue kiirpäringu nimi ja kõige lõpuks Salvesta uus.

!Otsing

!Kiirpäringud

Kirjad dokumendi moodulis arendusele üleminek

Teie keskkond ei ole veel üle läinud Kirjad dokumendi moodulis arendusele juhul, kui Teie Amphora keskkonna üleval paremal menüüvalikute Uus Dokument ja Uus Asi vahel on valik Uus kiri ning Kirjavahetus mooduli all on lingid Lisa laekunud ja Lisa saadetav.

!Uus kiri

Kirjad dokumendi mooduli arendusele ülemineku seadistab Amphora klienditugi Teie soovitud ülemineku päevale eelneva tööpäeva õhtul. Ülemineku järel ei registreerita kirju enam eraldi kirjavahetuse mooduli kaudu, vaid dokumentide moodulis Kiri vormiga. Uuel Kiri vormil on vähem andmevälju ning andmevälju saab vajadusel ise juurde seadistada. Kirjavahetuse mooduli arenduskood oli kõige vanem ja selles oli raske teha muudatusi. Kirjavahetuse moodulit enam edasi ei arendata ning kõik uued arendused teostatakse dokumentide mooduli alusel. Dokumentidel sh Kiri vormil saab Edastus paneelis valida saabumise või saatmise st edasi-tagasi saatmised on koos näha ühes kohas. Vastamisel saab valida, kas lisatakse vastus või samasuunaline edastus. Dokumentide (nt lepingute) Edastus paneeli kaudu saatmisel tekib korrektne saatmiskirje.

Üleminek ei mõjuta kirjade asukohta liigitusskeemis ega numeratsiooni. Muutub ainult kirja registreerimise vorm. Edaspidi on enne üleminekut registreeritud kirjad otsitavad kirjavahetuse moodulis ning pärast üleminekut registreeritud kirjad dokumendi moodulis. Üldotsing otsib endiselt üle kõigi moodulite.

Kirjad dokumendi moodulis arenduse liitumistasu on 200€ + km ühekordselt. Amphora kuutasu ei muutu.

Arendusele üleminekuks teatage palun aadressile help@amphora.ee, millisest kuupäevast soovite üle minna ning kas soovite ka kohapealset või kaugkoolitust.

Vaata ka: Kirjad dokumentide moodulis

Viimati muudetud: ‎6. ‎juuli ‎2020, ‏‎16:50:03