Korduma kippuvad küsimused

  1. Infoks Amphoraga töötamisel
  2. Probleemid sisselogimisega
  3. Miks ei tööta allkirjastamine Google Chrome ja Mozilla Firefox veebilehitsejas?
  4. Miks Amphora ei saada välja e-kirja (tuleb veateade)?
  5. Miks ma ei saa mass-allkirjastada?
  6. Dokument ei saa registreerimisel õiget numbrit
  7. Kuidas eemaldada kasutajanime ja parooliga sisselogimist?
  8. Dokument ei ole nähtav avalikus vaates
  9. Dokumendi põhifail ei ole avalikus vaates nähtav
  10. Lisafail ei ole avalikus vaates nähtav
  11. Miks ei saa kasutajad teha dokumente või faile avalikuks?
  12. Miks ei ole asutus avalikus vaates nähtav?
  13. Kuidas lisada rippmenüüssse juurdepääsupiirangu alust?
  14. Miks ma ei saa kataloogi kustutada?
  15. Kas vormi saab määrata kasutamiseks ainult teatud kasutajatele?
  16. Menetlusel on vale tähtaeg
  17. DHX kaudu dokumendi välja saatmisel tuleb järgmine teade - "Dokumedi liik puudub"
  18. Kasutajal puudub ligipääs kaustale või üksusele
  19. Kuidas näha lõpetatud menetlusi pärast 90 päeva möödumist?
  20. Põhifaili juures "Muuda" nupp ei tööta
  21. Mul ei õnnestu suunata menetlust õigele kasutajale
  22. Kirja saatmine mitmele adressaadile nii, et teised adressaadid ei ole näha
  23. Kirja saatmine mitmele adressaadile nii, et teised adressaadid oleks nähtavad
  24. Kuidas registreerida dokument tagantjärgi dokumendi lisana?

Siin on korduma kippuvad küsimused.

Infoks Amphoraga töötamisel

Ühe sessiooni raames ei tohi avada Amphorat erinevates vahekaartides (TABides). Kui soovite Amphoras tegutseda erinevates vahekaartides (nt vaadata samaaegselt erinevaid dokumente), kasutage teist veebibrauserit või inkognito režiimi.

Probleemid sisselogimisega

  1. Veenduge, et teie kasutajanimi on õige. Amphora toetab eesti tähti (õ, ä, ö, ü). Kui kahtlustate viga kasutajanimes, paluge peakasutajal või süsteemi administraatoril see üle kontrollida.
  2. Mobill-ID autentimisel pole kasutajale telefoninumber õigesti lisatud. Telefoninumber tuleb lisada GSM väljale.
  3. Erinevalt ID-kaardiga sisselogimisest on Mobiil-ID ja Smart-ID meetodiga vaja sisestada kasutajanimi.
  4. ID-kaardiga sisselogimisel vale sertifikaadi valimine (kasutajale kuvatakse error 403). Veenduge, et valite sisselogimisel enda kehtiva ID-kaardi sertifikaadi.
  5. ID-kaardiga sisselogimisel ärge vajutage sertifikaadi valiku aknas Cancel/Tühista nuppu. Selle nupu vajutamisel pole samas sessioonis enam võimalik ID-kaardi ega Mobiil-IDga siseneda. Sel juhul saate siseneda ainult kasutajanime ja parooliga või Smart-IDga. Sertifikaadi valiku aken taastub alles pärast kõikide veebilehitseja akende sulgemist ja uuesti avamist.

Miks ei tööta allkirjastamine Google Chrome ja Mozilla Firefox veebilehitsejas?

Vaikimisi Google Chrome ja Mozilla Firefox ei võimalda kasutada ID-kaarti allkirjastamiseks. Selleks, et Google Chrome ja Mozilla Firefox veebilehitsejaga allkirjastada, on vaja sisse lülitada laiendus (extension) nimega Token signing.

Google Chrome:

Tuleb avada Google Chrome kohandamine ja juhtimine > Rohkem tööriistu -> Laiendused. Laiendus nimega Token signing tuleb sisse lülitada.

!Chrome Token signing

Mozilla Firefox:

Tuleb avada Mozilla Firefox menüü ning seejärel lisad (Ctrl + Shift + A). Paremal pool on olemas menüü ning sealt tuleks omakorda valida Laiendused. Kui Token signing laiendus on keelatud, tuleb see lubada.

!Firefox Token signing

Miks Amphora ei saada välja e-kirja (tuleb veateade)?

Ilmub järgnev veateade:
Viga kirja saatmisel. Kontrollige aadresse ja vea kordumisel võtke ühendust abitelefoniga.
The length of message data exceeds maximum allowed limit for the given server.

See veateade annab märku sellest, et on proovitud välja saata liiga mahukas fail. Faili suuruse limiit sõltub mailiserverist, aga soovitavalt võiks faili maht jääda alla 10 MB. Ehk üle 10 MB faile ei tasu saata (võib siiski õnnestuda), aga kindlasti ei tohiks faili maht ületada 25 MB. Sellisel juhul on garanteeritud, et mailiserver kirja välja ei saada.

Suuri faile saate saata lingina, kui avate edastuse Muutmise ning teete linnukese valiku ette "Saada failid lingina".

Miks ma ei saa mass-allkirjastada?

  • Tuleks kontrollida, et installeeritud oleks kõige uuem Amphora Extension versioon. Seda saab installeerida Amphora avalikust vaatest.
  • Mass-allkirjastamine töötab ainult ID-kaardiga. Tuleks kontrollida, et ID-kaart on arvutiga ühendatud.
  • Kui mass-allkirjastamise litsents on äsja lisatud, tuleks kasutajal enne mass-allkirjastamist välja logida ning seejärel uuesti sisse logida.
  • Kui ID-kaardiga allkirjastada ei õnnestu, tasub kontrollida, kas valitud on õige kehtiv sertifikaat.

Täpsem mass-allkirjastamise juhend asub sellel lingil.

Dokument ei saa registreerimisel õiget numbrit

Kui dokument ei saa korrektset numbrit, siis seda võivad põhjustada erinevad asjaolud:

  1. Vahepeal on registreeritud dokument, mis on hiljem kustutatud. Amphora loendur ei uuene automaatselt pärast dokumendi kustutamist, seega tuleb loendur "tagasi kerida" (juhend siin).

  2. Kontrollige, millise vormiga te dokumenti kataloogi registreerite. Kataloogi loendur on seadistatud nii, et numbreid antakse ainult dokumentidele, mille vorm on valitud loenduri koosseisu. Loendurile lisatud vormide vaatamiseks või muutmiseks on juhised siin.

    Näide: kui soovite registreerida dokumenti kirjavahetuse kataloogi, siis peaks vormiks olema valitud "Kiri". Kui valite vormiks "Lihtne laadimine", siis Amphora dokumendile numbrit ei anna ning võite selles olukorras saada Amphoralt teate: !Amphora loenduri teade

  3. Loendur on uueks asjaajamise perioodiks uuendamata. Sellisel juhul saate 2. punktile sarnaselt teate "Sellesse kausta registreerimisel dokument ei saa numbrit. Kas olete loendurid uuendanud käesolevaks aastaks? Juhend asub SIIN".

  4. Asjade/toimikute kataloogi asjaga mitteseotud dokumendi salvestamisel ei anna Amphora dokumendile numbrit, kuna selles kataloogis saavad dokumendid numbrid asjade järg ning seal on kasutusel asjaloendur (loe lähemalt siit).

  5. Olete vahepeal dokumendi registreerimisel määranud numbri käsitsi. Järgmised dokumendid ei saa siis enam automaatselt numbrit, kuna Amphora jätab selle valiku meelde. Selleks et Amphora annaks taas dokumentidele automaatselt numbreid, tuleb Teil registreerida uus dokument ning taastada valik "Automaatselt". !Dokumendi number

Kuidas eemaldada kasutajanime ja parooliga sisselogimist?

Selleks, et eemaldada asutuse tasandil kasutajatel võimalus logida sisse kasutajanime ja parooliga, tuleks muuta asutuse seadeid. Seda saab teha administreerimise õigustega kasutaja.

Minge Admin --> Asutuse seaded --> Üldised seaded. Leiate "Aktiveeri vormipõhine autentimine (kasutajanimi/salasõna)" ja eemaldate linnukese -> Salvestage.

Täpsemalt leiate infot asutuse seadete kohta SIIT.

Dokument ei ole nähtav avalikus vaates

Selleks, et dokument ja selle metaandmed oleksid nähtavad avalikus dokumendiregistris, on vajalik, et dokumendile oleks tehtud juurde märge "Metaandmed avalikud".

Sama kehtib ka vastupidi - kui soovite, et dokument ei oleks avalikus vaates nähtav, tuleb siin linnuke valiku eest "Metaandmed avalikud" eemaldada.

Avalikku vaatesse lähevad need metaandmeväljad, mis on vormide häälestamisel märgitud avalikus vaates nähtavaks. Vormide häälestamise kohta saab rohkem lugeda SIIT.

!Metaandmed avalikud

Dokumendi põhifail ei ole avalikus vaates nähtav

Kui põhifail ei ole avalikus vaates nähtav, siis dokumendi registreerimisel pole tehtud linnukest valikule "Fail avalik". Et kasutaja saaks seda linnukest teha, peab selle kasutaja kasutajagrupil olema vastav poliis sisse lülitatud.

!Fail avalik

Lisafail ei ole avalikus vaates nähtav

Et lisafail oleks avalikus vaates nähtav, peab Lisafailide paneelis olema vastava faili juures tehtud valik "Avalik".

!Lisafail avalik

Vormide häälestamisel peab olema Paneelis Lisafail avalikuks määratud.

Miks ei saa kasutajad teha dokumente või faile avalikuks?

Kui kasutajatel puudub dokumenti registreerides valik "Metaandmed avalikud", "Fail avalik" või "Lisafail avalik", siis tähendab see, et kasutajagrupil pole vastav poliis sisse lülitatud. Info selle kohta, kuidas poliisid toimivad ning kuidas neid muuta, leiate SIIT.

Miks ei ole asutus avalikus vaates nähtav?

Et üksusega seotud asutus ilmuks avaliku vaate asutuste valikus nähtavale, peavad olema täidetud järgmised tingimused:

  1. Üksuse seadistustes peab olema tehtud linnuke valikule "Avalik kataloog". Minge Admin -> Kataloogid moodulisse -> valige soovitud üksus (pildil valitud AmphoraPro) -> Muuda -> Tehke linnuke "Avalik kataloog" valikule -> Salvestage.
    !Avalik üksus
  2. Vähemalt üks objekt peab olema selle üksuse kataloogides avalik (st dokumendi juures on märgitud valik "Metaandmed avalikud").

Kuidas lisada rippmenüüssse juurdepääsupiirangu alust?

Rippmenüüsse uue juurdepääsupiirangu aluse lisamiseks:

  1. Avage Admin -> Asutuse seaded -> liikuge paneelile Valikväljade sisu.
  2. Moodul - dokumendid.
  3. Valikväli - juurdepääsupiirangu alus.
  4. Valikud - sisestage soovitud juurdepääsupiirangu aluse tekst lahtrisse .
  5. Klõpsake nuppu ! - lisab teksti paremal asuvasse kasti.
  6. Salvestage muudatused

!JPP Lisamine

Miks ma ei saa kataloogi kustutada?

Selleks, et Amphoras saaks kataloogi kustutada, peab see olema tühi ning sellega ei tohi olla seotud ühtegi dokumenti. Kui kataloog on tühi, kuid saate endiselt kataloogi kustutamisel teate "Kataloog sisaldab objekte. Kustutage esmalt objektid, seejärel kataloog!", siis võib olla selle kataloogiga seotud objekte prügikasti, kirjavahetuse või asja moodulis. Kui moodulid on peidetud, tuleb need esmalt kataloogi seadetest uuesti aktiveerida.

Selleks minge Admin - Kataloogid. Klõpsake kataloogile, mida soovite kustutada - Muuda. Siin on vaja sisse lülitada vastavad moodulid.

!Moodulid

Pärast moodulite aktiveerimist kustutage kataloogiga seotud objektid vastavast moodulist (prügikast, kirjavahetus või asjad) ning seejärel proovige uuesti kataloogi kustutada.

Prügikasti moodulis on filtreerimise võimalus, mis aitab kiiremini leida üles kataloogiga seotud dokumendid. Selle jaoks on juhend siin.

Kas vormi saab määrata kasutamiseks ainult teatud kasutajatele?

Jah, vormi saab määrata kasutamiseks üksuse ja kasutajagrupi põhiselt. Juhend selleks asub siin.

Menetlusel on vale tähtaeg

Pärast menetluse loomist ei ole tähtaja muutmine tavakasutajale võimalik. Proovige kustutada olemasolev menetlus ja luua uus õige tähtajaga.

Kontrollige alati enne menetluse loomist üle, et tähtaeg oleks õigesti määratud.

DHX kaudu dokumendi välja saatmisel tuleb järgmine teade - "Dokumedi liik puudub"

Kiri vormiga dokumendi saatmisel DHX kaudu tavaliselt sellist probleemi ei ole, kuna sellel vormil on dokumendiliik/tüüp vaikimisi valitud (Kiri).

Kui kasutate mõnda teist vormi (nt "Lepingu laadimine"), siis ei pruugi dokumendi saatmisel dokumendiliik olla vaikimisi valitud.

!Dokumendiliigi valik

Kui dokumendiliigi valik üldse puudub, tuleb see väli lisada vormide häälestuses, et DHX-ga saates oleks "Document_form_id" Amp. välja nimi olemas. Vormide häälestamise juhend asub siin.

Kasutajal puudub ligipääs kaustale või üksusele

Kasutajate ligipääsuõigused kaustadele/üksustele on määratud kahel viisil - kasutajagrupile lisatud õigustega ning kasutajale eraldi lisatud õigustega. Kasutajale määratud õiguseid on võimalik näha minnes Admin -> Kasutajad -> otsige üles kasutaja, kelle õiguseid soovite vaadata ja klõpsake kasutajal.

Avaneb kasutaja muutmisvaade, kus näete paneele Õigused ja Gruppide õigused.

!Kasutaja õigused

  • Õigused paneelis on konkreetsele kasutajale määratud üksuste/kataloogide õigused, neid saab siin muuta (kasutaja muutmisvaates olles).
  • Gruppide õigused paneelis on näha kasustajale kehtivad kasutajagruppidest tulenevad õigused, neid saab muuta kasutajagruppi muutes (kasutaja muutmisvaates ei ole neid võimalik muuta).

Üldiselt on paneelis Õigused kehtestatud ligipääs "tugevam", kui need õigused, mis tulenevad Gruppide õigustest. Kui aga kasutajagrupi õigustes on seadistatud kataloogile Keelatud õigus, siis kasutajale eraldi lisatud õigused seda nö üle ei kirjuta ja kasutaja jaoks jääb Keelatud õigus kehtima.

Mida tähendavad erinevad õiguste tasemed (peidetud, lisamine, piiratud lugemine jne) saab lähemalt lugeda siit.

Kasutajate ja kasutajagruppide õiguste muutmiseks ja lisamiseks võib paluda abi süsteemi administraatorilt, peakasutajalt või superkasutajalt.

Kuidas näha lõpetatud menetlusi pärast 90 päeva möödumist?

Amphoras on näha lõpetatud menetlusi avalehe paneelil "Suunamised" 90 päeva alates menetluse lõppemisest. Kui kasutajad soovivad näha oma lõpetatud menetlusi ka pärast 90 päeva möödumist, siis süsteemi administraator saab lisada kasutajate avalehele raporti "Minu lõpetatud menetlused".

Selleks minge Admin - Raportid - leidke raport "Minu lõpetatud menetlused".

!Raportid

Seejärel saate lisada kasutajad, kes antud raportit saavad käivitada.
1. Valige Kasutajad
2. Rippmenüüst valige kasutaja, kellele soovite raportit lisada
3. Tehke linnuke valikule "Avalehel"
4. Vajutage nuppu Lisa.

!Raportid

Saate sama protsessi korrata kõigi kasutajatega, kellel on vaja näha nende lõpetatud menetlusülesandeid. Salvestage muudatused.

Avalehel ilmub see kasutajatele Raportite paneeli.

!Raportid avalehel

Kui saate põhifaili kõrval Muuda lingile vajutades teate : "This action requires a protocol installation. Select OK to download the protocol installer," siis tähendab see, et arvutis kas ei ole programmi WebDAV või selle laiendus ei ole lubatud.

!WebDavi Muuda nupp

Programm tuleks alla laadida ning installida ja/või laiendus (IT Hit Edit Doc Opener 5) lubada, juhend selleks asub siin.

Mul ei õnnestu suunata menetlust õigele kasutajale

Menetluse suunamisel ilmuvad valikusse vaikimisi Teie üksuse kasutajaid ning nende üksuste kasutajad, milles teil on administreerimise õigus. Teiste üksuste/allasutuste kasutajate nägemiseks lülitage sisse valik "Näita kõikide üksuste kasutajaid/kasutajagruppe". Seejärel näete nimekirjas kõiki kasutajaid koos üksustega, kuhu nad kuuluvad. Valige sobiv kasutaja, liigutage ta parempoolsesse kastikesse ja salvestage.

!Kõik kasutajad

Amphoras on oluline eristada kasutajaid ja isikuid. Kasutajad saavad siseneda Amphora sisekeskkonda ning neile saab luua kõiki menetlusülesandeid.

Isikud pääsevad ligi ainult iseteeninduskeskkonnale, neile saab luua menetlusülesandeid vaid allkirjastamiseks ja teadmiseks. Kui isikule luuakse menetlus, saadab Amphora talle e-kirjaga iseteeninduskeskkonna lingi. Oluline on teada, et igal Amphora kasutajal on automaatselt olemas ka temaga seotud isik Isikute moodulis.

Kirja saatmine mitmele adressaadile nii, et teised adressaadid ei ole näha?

Edastuste paneeli kaudu saatmisel pole vaja teha lisaseadistusi - süsteem saadab automaatselt igale adressaadile eraldi kirja.

Kui kasutate saatmiseks @ ikooni, on kaks võimalust:

  1. Kontrollige, et valitud on "Igale adressaadile eraldi kiri" (see valik on vaikimisi juba valitud).
  2. Lisage adressaadid Bcc (pimekoopia) lahtrisse.

Kuidas saata kiri mitmele adressaadile nii, et teised adressaadid oleks nähtavad

Kui aga soovite, et kirja saajad näeksid teisi adressaate, kasutage saatmiseks @ ikooni ning:

  1. Eemaldage märge valikult "Igale adressaadile eraldi kiri"
  2. Lisage adressaadid "Saaja" väljale. Võite kasutada ka Cc (koopia) lahtrit.

Kuidas registreerida dokument tagantjärgi dokumendi lisana?

Kui soovite varasemalt registreeritud dokumenti ümber registreerida teise dokumendi lisana, saate seda teha järgmiselt:

  1. Avage Amphoras dokument, mida soovite ümber registreerida dokumendi lisaks.

  2. Dokumendi muutmisvaates näete kastikest tekstiga "Seostamine põhidokumendiga". Tehke linnuke märkeruutu "Dokumendi lisa" ning klõpsake paremal asuvale nupule "Täiendav otsing".

    Dokumendi lisa

  3. Teile avaneb uus aken, kus saate otsida põhidokumenti.

    • Täitke otsingukriteeriumid (sarja tähis, dokumendi pealkiri vm) ja vajutage Otsi nuppu.
    • Leidke nimekirjast dokument, mille lisana soovite antud dokumenti registreerida, vajutage "Vali objekt".
    • Valitud dokument liigub alumisse Valitud objektid kasti. Vajutage nuppu "Kinnita valitud seosed".
      Dokumendi otsing

  4. Pärast dokumendi salvestamist saab dokumendi lisa korrektse numbri (põhidokument-1).

Viimati muudetud: 11. märts ‎2025, ‏‎16:49:00